Организация контроля над исполнением распорядительных документов в администрации (правительстве) субъектов российской федерации

измерения, и пренебрегать той, где подобные измерения не проводятся. В нашем случае сотрудники уделяют основное внимание делопроизводству, срокам исполнения всего постановления или отдельных его пунктов, которые тщательно контролируются отделом по контролю. Содержательная часть и глубинная суть исполнения документа не подвержены столь глубокому контролю, а значит остаются без должного внимания исполнителей. Можно сказать, что односторонний контроль обеспечивает эффективное достижение какой-либо определенной цели, но в то же время препятствует достижению интегральных целей организации во многих важных областях. Другой поведенческий эффект контроля заключается в том, что он побуждает людей выдавать организации непригодную информацию. При разработке проекта распоряжений и постановлений администрации подразделения могут стараться устанавливать заниженные показатели достижения цели и завышенные сроки исполнения, увеличивая вероятность реального их достижения и получения вознаграждения при подведении итогов. Для того, чтобы этого не происходило, сотрудники должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности, действительно достаточно полно и объективно отражают их работу. Если в процессе контроля у сотрудника или подразделения в целом возникли какие-то проблемы с системой контроля, то они должны иметь возможность обсудить их со специалистами по контролю. Практика свидетельствует о том, что нельзя перегружать подчиненных многочисленными формами контроля, иначе это будет поглощать все их внимание. Контроль и проверка исполнения эффективны лишь в том случае, если они являются составной частью работы с кадрами. Целью работы отдела по контролю является обеспечение эффективности управления на основе действенного контроля за сроками и качеством исполнения распорядительных документов и принятия своевременных мер по их выполнению. Для администрации края важным фактором является признание населением эффективности ее работы. Для достижения указанных целей система контроля за исполнением документов обеспечивает выполнение следующих основных задач: - контроль за сроками исполнения документов; - контроль за ходом исполнения документов по объемам работ и качеству их выполнения, непосредственную проверку хода выполнения; - учет и анализ результатов исполнения. Основными полномочиями отдела по контролю за исполнением документов являются: - регистрация, учет и постановка документов на контроль; - своевременное выявление отклонений от заданий, предусмотренных в документах по срокам и объемам выполненных работ; - регулярное информирование руководителей администрации о состоянии исполнения (сколько и каких документов исполнено и не исполнено и кем); - информирование исполнителей о приближении сроков исполнения документов; - выдача информации о контролируемых документах по запросу. Документы ставятся на контроль, если: - необходимость их контроля определена резолюциями руководства; - в документах установлены конкретные задания и сроки исполнения; - предусмотрено представление сообщений в вышестоящие органы о ходе выполнения. Контролю подлежат также некоторые служебные документы с просьбами, ходатайствами перед администрацией края, требующие подготовки ответов. В целях контроля за ходом исполнения распорядительных документов отдел по контролю: - уведомляет отделы, управления, комитеты, департаменты администрации края, местные администрации о постановлениях, распоряжениях главы администрации края, правительства края, взятых на контроль; - высылает запросы о представлении информаций; - напоминает о приближении сроков исполнения по всем служебным документам, поставленным на контроль; - получает информации по контролируемым постановлениям, распоряжениям; проверяет их полноту и качество, ведет учет поступления информаций по срокам; делает отметки в контрольных делах о фактическом исполнении документов, выясняет причины их невыполнения; - ведет учет состояния исполнительской дисциплины по каждому документу и исполнителю; - в необходимых случаях информирует главу администрации, его заместителей, вносит предложения и организует проверки фактического выполнения распорядительных документов непосредственно в подразделениях администрации края, местных администрациях; - запрашивает от подразделений, местных администраций материалы, необходимые для анализа хода выполнения контролируемых документов; - проводит проверки организации делопроизводства в приемных руководства администрации, ее подразделениях, местных администрациях; - согласовывает проекты пос5тановлений и распоряжений главы администрации, правительства края, визирует их; - осуществляет методическое руководство по организации делопроизводства, контроля за исполнением документов, проводит семинары по обмену опытом работы с документами в аппарате администрации, ее подразделениях, местных администрациях. Формы контроля за исполнением распорядительных документов.(рис. 3.2.) Рассмотрим подробнее каждую из них: 1. Система запросов предназначена для анализа хода исполнения контролируемых документов. Структурные подразделения администрации по запросу отдела по контролю за исполнением служебных документов должны предоставить информацию об исполнении в указанные сроки в установленной форме. 2. Напоминание о приближении сроков исполнения по всем служебным документам, поставленным на контроль. 3. Представление сведений. Отдел по контролю обобщает сведения, полученные от структурных подразделений, местных администраций, о ходе исполнения распорядительных документов и представляет их руководству администрации, а также информирует о нарушении сроков исполнения или невыполнении заданий, предусмотренных в постановлениях и распоряжениях. 4. “Час контроля“ - это особая форма контроля за исполнением распорядительных документов. Он проводится в среднем один, два раза в год по исполнению наиболее важных постановлений и распоряжений, касающихся социально-экономической обстановки в крае, поставленных на контроль, когда их пункты не исполняются в данный срок. В его работе участвуют представители структурных подразделений, местных администраций, силовых ведомств, организаций и предприятий края, на которых возложена ответственность за выполнение данного распорядительного документа.

Представление “Час контороля” сведений

Формы контроля

Напоминание Система запросов

Рис. 3.2. Формы контроля за исполнением распорядительных документов

В ходе “Часа контроля“, который проводится главой администрации края или председателем правительства края, на основании высказанных замечаний и предложений должно быть принято решение, которое позволит решить все вопросы по исполнению данного постановления или распоряжения, с учетом мнения всех заинтересованных сторон. Это решение обычно оформляется в виде дополнительного постановления или распоряжения, которое уточняет данный распорядительный документ. Так в администрации края прошел “Час контроля“ по Постановлению