Финансы АО

функциональные места в Системе. Разделение по рабочим местам производится по следующим параметрам:

1. Документ (Раздел системы) - используемый подразделением 2. Обработка документа - этапы документооборота, выполняемые данным подразделением 3. Действия в Системе - печать и создание документов, формирование отчетов

Например: Рабочее место “Кладовщика” Документы - Приходная накладная, Складская накладная (Складские документы), Накладная на отпуск (Документы на отпуск). Обработка документа - выполнение этапа “Отработать в складском учете” Действия в системе - создать Приходную накладную, распечатать, отработать в складском учете, сформировать оборотную ведомость по складу ...

Описание функциональных мест ложится в основу Инструкций для рабочих мест, а также облегчает настройку прав доступа в макете Системы.

Определение основных отчетных форм (и других документов - Реестр документов).

На основании реестра документов, собранного на этапе комплексного обследования предприятия, определяются документы, которые будут использоваться в Системе и, далее, выполняется привязка документов к разделам Системы. В основной части проектной документации реестр документов описывается в виде таблиц. В зависимости от вида документа (Платежные документы, Исходящие контракты и т. д.) используется соответствующая таблица. В общем случае обязательно указывается : - Раздел системы, где находится образец документа - Мнемокод и полное наименование документа в Системе - Подразделение - инициатор документа

В приложениях к проектной документации возможно указание документов с расшифровкой по заполняемым полям. В случае необходимости разработки Специальных отчетов на базе генератора отчетов Проектировщик формулирует техническое задание на написание отчета, где указывается форма отчета, поля таблиц БД, используемые в отчете, связи между таблицами. Данная информация необходима для написания отчета разработчиком или иным Исполнителем.

ПРИМЕР:

“ 1. Платежные документы. NNНазвание (мнемокод)ПодразделениеПримечание1Платежное поручение (П/П) БухгалтерияСтандартный бланк2Приходный кассовый ордер (ПКО)БухгалтерияСтандартный бланк3Расходный кассовый ордер (РКО)БухгалтерияСтандартный бланк4Заявление на перевод валюты (З/П)БухгалтерияБанковский бланк 2. Торговые (первичные и оправдательные) документы. NNНазвание (мнемокод)ИсточникКопииПриемникРаздел Системы1Счет поставщика (СЧЕТ)Поставщикпоставщик -1 склад - 1БухгалтерияВходящие контракты2Приходный ордер (ПО)Складсклад -1 бухгалтерия - 1БухгалтерияСкладские документа Описание полей документа

1. Платежные документы Название поляИспользуемые значенияПримечаниеДокумент:Основание платежа:ПлательщикМнемокод плательщикаЗаполняется через словарь контрагентов и ответственных лицПолучательМнемокод получателяЗаполняется через словарь контрагентов и ответственных лицНазначение платежаПримечаниеОчередность платежаДата проведенияКод валютыСуммаКод валюты контрактаКурс валютыСумма в валюте контракта “

Подготовка макета Системы и проектной документации.

Общую технологию создания макета Системы можно представить следующей схемой.

Основной частью проекта является рабочий макет Системы, который по окончании работ является, наряду с документацией, объектом демонстрации функционирования предприятия Заказчику. От правильно построенного макета зависят дальнейшие затраты на обучение персонала и внедрение Системы. Прежде чем приступить к созданию макета, Проектировщик должен представлять ВСЕ бизнес-процессы, происходящие на предприятии, иметь образцы наименований номенклатуры ТМЦ, Прайс-листы, образцы первичных документов и отчетов, список сотрудников (частичный), список поставщиков и покупателей (частичный), реквизиты предприятия. В случае необходимости (нет четкого понимания процессов, нет части документов и т.п.) Проектировщик должен проконсультироваться по телефону с представителем Заказчика, либо выехать на предприятие для полного выяснения вопроса.

Общесистемные настройки в макете.

Перед началом создания макета необходимо выбрать соответствующую комплектацию Системы. Далее роектировщик формирует образцы первичных документов (Платежные документы, Заказы клиентов, Входящие контракты и т. д.), словари системы: Курсы валют, Общие понятия, Принтерные последовательности. Устанавливает параметры торговых операций, параметры заработной платы (по необходимости).

Настройки в макете для автоматизации документооборота.

Настройка документооборота - основная работа Проектировщика над макетом. Настройка осуществляется по каждому типу документов, участвующих в хозяйственной деятельности предприятия. При настройке анализируются схемы бизнес-процессов. Выявляется логическая последовательность выполнения этапов документооборота. Настройка осуществляется в словаре “Общие понятия”. Для первоначального освоения осуществления настроек в Системе рекомендуется следующая методика.

Переход от схем документооборота к настройкам этапов в программе

После описания основных циклов финансово-хозяйственной деятельности в виде схем этапов документооборота необходимо получить исходные данные для настройки программы. Для этого для каждого из документов, используемых в программе, строится ГРАФ, вершинами которого являются этапы документооборота, связанные между собой стрелками, отражающими последовательность действий (выполнения этапов). Если с каким-либо документом связаны несколько схем этапов документооборота (например, по исходящему счету может осуществляться продажа товара за наличные или по безналичному расчету, в офисе или на выезде), то при построении ГРАФА связи между этапами документооборота переносятся на ГРАФ последовательно, методом добавления новых этапов и связей между ними. ГРАФ анализируется и видоизменяется таким образом, чтобы каждому рассматриваемому этапу документооборота предшествовал только один этап (Предшествующих этапов может быть два или больше, но все они обязательно должны быть выполнены к моменту выполнения текущего этапа). Очевидно, что при этом необходимо несколько видоизменять саму схему документооборота на предприятии. Если же возникает ситуация, когда условием выполнения текущего этапа могут быть два выполняющихся порознь предшествующих этапа (т. е. к моменту выполнения текущего этапа один из предшествующих ему не выполнен) и изменение системы документооборота нежелательно или невозможно, то такая ситуация обрабатывается при помощи механизма «настройки по «ИЛИ»» при задании последовательности выполнения этапов документооборота в разделе ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ. Затем на основе ГРАФА для каждого документа в системе создается настроечная таблица документооборота (Матрица соответствия), по которой выполняется настройка этапов документооборота в словаре ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ системы. При этом нарисованная стрелка в схеме между двумя этапами интерпретируется: - для этапа , от которого она исходит -