Финансы АО

расходы по поставке41/015Сумма расходов рассчитывается по методу "средней суммы за период" 7Оприходован товар поставщика с учетом накладных расходов41/141/0Количество и сумма оприходованного товара с учетом накладных расходов. 8Отгружен товар покупателю 46/41/1Количество отгруженного товара (без расчета суммы).

При проведении предпроектного обследования необходимо получить также следующие данные: план счетов с типовыми формами аналитического учета и имеющимися аналитическими счетами, образцы операций с формулами, учетная политика при списании мат. ценностей, нормы амортизации, виды выплат и удержаний, использование дополнительных характеристик товара, время отработки документов в учете, настройки Формы 1 баланса, формы 2 и формы 4 Приложений баланса. Частично данную информацию можно получить из описания бизнес-процессов. Данная информация необходима для определения комплектации системы (валюта, аналитика, зарплата, товарная аналитика, управление закупками и реализацией), а также при составлении проектной документации используется в макете системы.

Составление реестра документов.

При проведении предпроектного обследования необходимо собрать образцы первичных документов, используемых при осуществлении хоз. деятельности, внутренние отчеты предприятия (отчеты между подразделениями, отчеты руководству), а также проекты необходимых отчетов. В процессе обследования необходимо получить ксерокопию каждого документа и отчета со средним количеством документов в день, кроме того, для отчетов необходимо получить расшифровку значений клеток (формулы и т. п.). Это нужно для создания в макете Системы образцов документов и отчетов. Для реализации отчетов в системе могут быть также необходимы изменения плана счетов и образцов операций, заведение особых отметок, разбиение словарей на разделы; уточняется комплектация (управленческий учет). На собранные в ходе опроса образцы документов, участвующие в документообороте предприятия, заполняются таблицы по видам документов: платежные документы, хозяйственные документы, отчетные документы (кроме бухгалтерских), прочие документы. Каждому образцу присваивается свой номер. Ксерокопии образцов документов собираются в приложениях к документации по обследованию предприятия. Примечание: рекомендуется в начале проведения обследования передать системному администратору пустые бланки таблиц (или заполненные типовыми документами) для того, чтобы системный администратор самостоятельно организовал составление реестра.

4.1. Платежные документы. NNНазваниеПодразделениеПримечание1 Платежное поручениеБухгалтерияСтандартный бланк2 Приходный кассовый ордерБухгалтерияСтандартный бланк3 Расходный кассовый ордерБухгалтерияСтандартный бланк4 Заявление на перевод валютыБухгалтерияБанковский бланк

4.2. Хозяйственные (первичные и оправдательные) документы. NNНазваниеИсточникКопииПриемникПримечание (оценка документооборота)1

Счет поставщикаПоставщикпоставщик - 1 склад - 1Бухгалтерия2

Приходный ордерСкладсклад - 1 бухгалтерия - 1Бухгалтерия 4.3. Прочие документы. NNНазваниеПодразделениеПримечание1 Заявка поставщику2Заявка клиента3Доверенность 4.4. Отчетные документы.

NNНаименованиеСоздательПользовательПериодичностьСодержание1

Отчет о поставках товараОтдел импортных поставокОтдел импортных поставок2

Отчет об оптовой реализацииОтдел оптовой торговлиОтдел оптовой торговли

1.1.1.5. Оценка материально-технического обеспечения заказчика.

При проведении предпроектного обследования необходимо выяснить наличие технических средств в подразделениях Заказчика, подлежащих автоматизации (см. Приложение 2 п. 1.3.). По результатам обследования составляется схема технического обеспечения предприятия с описанием характеристик компьютеров (процессор, ОЗУ), сети (ОС, число рабочих станций), принтеров (тип по принципу печати, сетевой или локальный) и др. обеспечения (модемы и др.). При наличии на предприятии удаленных объектов выясняется наличие телефонных линий, их количество и качество, а также наличие коммуникационного оборудования. В особо сложных случаях рекомендуется привлекать для проведения экспертизы сети, телефонных линий и т. д. специалистов Технического отдела. На основе среднего количества документов в день, комплектации системы и количества рабочих мест определяются требования и рекомендации к техническому обеспечению. Эти требования сравниваются с текущими данными по техническому обеспечению заказчика, и на основании разницы между ними выявляется потребность заказчика в техническом обеспечении. Пример Схемы Технического обеспечения предприятия Заказчика - Рис.6.

Оценка уровня подготовки персонала.

В ходе проведения предпроектного обследования путем опроса персонала Заказчика выясняется опыт работы персонала Заказчика с компьютером, а также со следующими группами программного обеспечения: сетевое ПО (в случае необходимости установки сетевой версии), текстовые и табличные редакторы (в случае необходимости выгрузки электронных версий отчетов и других документов в офисные приложения для последующей работы с ними), коммуникационное ПО (в случае наличия удаленных объектов или связи “клиент-банк”), ПО для интеллектуальных кассовых аппаратов (или другие способы автоматического формирования товарных отчетов в случае комплектации системы “товарные отчеты”), различное бухгалтерское ПО. На основании данной информации определяется потребность персонала заказчика в обучении. Кроме этого необходимо представлять общий интеллектуальный уровень персонала Заказчика для планирования дальнейших затрат на внедрение Системы и обучение персонала. Особое внимание стоит обратить на психологический климат в подразделениях, отношения рядовых сотрудников друг к другу, к Руководству, к идее автоматизации предприятия. Необходимо как можно раньше понять возможные проблемы психологического свойства при запуске Системы в промышленную эксплуатацию.

Оценка потребностей Заказчика.

В ходе проведения комплексного обследования и опроса руководства и других должностных лиц предприятия Заказчика выясняется ожидание от автоматизации ФХД. В соответствии с полученной информацией формируются потребности Заказчика от Руководства предприятия до рядовых сотрудников.

Определение целей автоматизации; процессов, подлежащих автоматизации; комплектации Системы.

Заключительным этапом выполнения предпроектного обследования является составление Заключения. Заключение содержит следующие разделы :

1. Определение границ автоматизации. В данном разделе дается заключение о возможности реализации в Системе бизнес-процессов, выявленных на предприятии Заказчика. Тут же описываются пути решения проблем по бизнес-процессам, не поддающимся автоматизации (дополнительная разработка, изменения в системе документооборота Заказчика, разработка спец. отчетов и т. д.). Если для автоматизации требуется дополнительная разработка, то возможность