Финансы АО

схемы: - структурная схема предприятия; - структурно-функциональная схема предприятия с обозначением основных потоков информации - схема удаленных объектов. В ходе уточнения и согласования реестра документов в схемы вносятся соответствующие изменения.

1. Структурная схема предприятия. На структурной схеме должна быть отражена иерархическая структура обследуемого предприятия.

2. Структурно-функциональная схема предприятия с обозначением основных потоков информации. Данная схема должна содержать: - наименование структурных подразделений; - передаваемые и получаемые документы (потоки информации между подразделениями); - все документы, указанные на схеме, должны быть пронумерованы в соответствие с реестром документов.

3. Схема удаленных объектов предприятия. Данная схема составляется только для предприятий, имеющих удаленные подразделения (склады, офисы, торговые залы и т. д.). На схеме должны быть отражены: - названия и краткие адреса удаленных объектов предприятия; - основные подразделения, расположенные на объектах; - передаваемые и получаемые документы; - наличие технических средств на объектах (серверы, локальные станции, модемы и т. д.). В пояснениях к схеме удаленных объектов указываются все информационные потоки между данными объектами.

В пояснениях к данным схемам указываются функциональные обязанности подразделений и количество рабочих мест в них.

Для чего нужны функциональные схемы?

Данные схемы необходимы для определения количества рабочих мест в сетевой версии, определение комплектации системы (удаленный доступ, товарные отчеты), составления реестра документов, определения прав доступа, а также служат основой для создания схем бизнес-процессов.

1.1.1.2. Описание бизнес-процессов и принципов взаимодействия между подразделениями.

Выяснение бизнес-процессов предприятия производится в ходе проведения опроса должностных лиц предприятия). На основании проведенных бесед составляются схемы процессов с использованием обозначений Гейна-Сарсона. Схемы бизнес-процессов необходимо формировать по однородным группам хозяйственных процессов, связанных с движением товаров (услуг), документов, отчетов и т. д. Например, движение товаров можно разбить на следующие группы: - Приобретение товара и прочее связанное с ним движение товара - Продажа и прочее связанное с ней движение товара - Перемещение товара, не связанное с приобретением или продажей

На схемах используются следующие обозначения: внешняя сущность - другая организация, с которой взаимодействуют подразделения заказчика (поставщик, покупатель, банк); Система БУ и др. Накопитель - любое хранилище информации. Процесс - совокупность действий сотрудника организации заказчика при выполнении процедур, связанных с выпиской документа, отработкой документа в бухучете, формирование отчета и т. д. (см. рис.4). Указывается сотрудник и(или) подразделение, выполняющее данный процесс, и содержание действия. Шаги связываются между собой стрелками с указанием передаваемых документов или иной информации. Выделяются процессы, выполнение которых связано с какими-либо проблемами для клиента (трудоемкость, оперативность, и т. д.). Данные схемы необходимы для составления инструкций для рабочих мест, уточнения реестра документов, составления технического задания на доработку ПО (если необходимо и возможно), определения границ автоматизации и комплектации системы (склад, управление закупками и реализацией, документооборот).

После составления схем по ним проводится согласование бизнес-процессов с Заказчиком.

Требования к схемам бизнес-процессов: 1) Каждый "этап" процесса должен быть пронумерован; 2) Для каждого “Этапа” процесса указывается подразделение (сотрудник), выполняющий действие данного “этапа” процесса, а также кратко указывается суть произходящего действия на этом “этапе”; 3) В качестве потоков и накопителей данных должны быть указаны все документы, участвующие в процессе;

Пример схемы бизнес-процесса - рис. 5 ”Продажа товара (услуг) на условиях предоплаты (частичной предоплаты)” В документации необходимо каждую схему сопроводить словесным описанием. Описание должно быть представлено последовательностью “этапов” согласно схемам. Суть “этапа” процесса должна быть раскрыта более полно, чем на схеме. Обязательно должно быть указано подразделение, где выполняется “этап”, место выполнения “этапа” , время выполнения “этапа”.

Нумерация “этапов” процессов должна быть логически связана с последовательностью и временем выполнения “этапов”.

Описание основных принципов ведения учета.

При проведении обследования следует обратить особое внимание на систему (последовательность и взаимосвязь) проводок по движению и реализации товара. Для автоматизации бухгалтерского учета на Системе 5.ХХ необходимо разработать, и, возможно, внести исправления в учетные процессы: 1) реализация товаров (получение ведомости реализации на 46 счете); 2) ведение учета в “валютном эквиваленте”; 3) распределение накладных расходов; Последовательность проводок по движению и реализации товаров собирается в специальную таблицу. В примечаниях указываются особенности необходимого аналитического учета. В дальнейшем таблица используется для привязки образцов операций к этапам документооборота. 1. Система проводок по движению и реализации товаров. NNНазвание операцииДебетКредитПримечание1получен импортный товар на таможенный склад41/1 60/2 количество и сумма полученного товара. 2начислены расходы по поставке41/1

19/676/1

76/1таможенные расходы, распределенные по товарам Суммы НДС, уплаченные за товар3оприходован импортный товар на склад41/241/1количество и сумма оприходованного товара.4списан товар46[...]41/2количество и сумма отгруженного товара в закупочных ценах. Используются аналитические счета по ставкам НДС.5реализован товар6246[...]сумма реализованного товара в продажных ценах. Используются аналитические счета по ставкам НДС. Система проводок по движению и реализации товаров с отсрочкой передачи прав собственности. NNНазвание операцииДебетКредитПримечание1

Принят товар от поставщика002/1Количество и сумма (в валюте) принятого товара2

Принят товар от поставщика (натуральные скидки)002/2Количество и сумма (в валюте) принятого товара (натуральные скидки)3

Начислены расходы по поставке (таможенные и другие)15 15 19/76/1 76/2 76/1Накладные расходы в рублях Накладные расходы в валюте Сумма НДС, уплаченная за товар4Реализован товар62/46/Количество и сумма реализованного товара (в продажных ценах). На субсчетах 46 счета ведется аналитический учет по видам деятельности5Учтена отгрузка товара поставщика

41/0002/1

002/2

60/2Количество и сумма (в валюте) отгруженного товара поставщика за период Количество и сумма (в валюте) отгруженного товара поставщика за период Сумма отгруженного товара поставщика за период (в закупочных ценах)6Учтены