История делопроизводства, создание шаблонов документов в MS Word

много облегчает и упрощает его.

Так, на пример в текстовом процессоре Microsoft Word существует такое понятие, как шаблоны. Шаблоны образцы или модели документов. Они представляют собой план текста, графики и форматирования документа. При создании документа используя шаблоны, все, что нужно пользователю впечатать текст, т.к. стандартные элементы шаблона включаются в документ автоматически. Шаблоны имеют фундаментальное значение, дают пользователю больше возможности по их применению. Шаблоны можно использовать в их первоначальном виде, изменять или брать за основу при создании новых шаблонов. Шаблоны определяют вид документа в целом, а стили форматирования внешний вид отдельных символов и абзацев. Каждый документ, создаваемый в текстовом процессоре Microsoft Word, базируется на определенном шаблоне, основу которого составляют текст и графика. Создание шаблона В шаблонах хранятся стандартные тексты, настраиваемые панели инструментов, макросы, сочетания клавиш, стили и элементы списка автотекста. Наиболее простой способ создать шаблон это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон. Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны», то он появится на вкладке Общие при выборе команды Создать (меню Файл).

Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды Создать он появится на вкладке с соответствующим названием.

1 Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку OK. 2 Выберите команду Сохранить как в меню Файл.

3 Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип Шаблон.

4 По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны. 5 Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить. 6 Добавьте текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах.

7 Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

8 Нажмите кнопку Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл.

Примечание. Чтобы сделать элементы списка автотекста и макросы доступными только для документов, основанных на новом шаблоне, сохраните их в новом шаблоне, а не шаблоне Обычный. Пример оформления внешней докладной записки:

Министерство общего и профессионального образования РФГенеральному директору Завода точного машиностроения Петрову И.И. Новосибирское областное управление народного образования

Октябрьский отдел народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.97 №15

г.Новосибирск

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей.

Согласно поручения главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1997г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещения базы отдыха вашего завода. Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте. Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. районо Подпись Н.И. Пирогова Заключение При написании курсовой работы я изучила шаблоны и их составляющие, освоила работу по созданию, изменению шаблонов, а также оформлению документов, в частности договоров, на основе шаблонов. Я освоила копирование элементов различных шаблонов через диалог Организатор. В курсовой работе я столкнулась с рассмотрением задач, которые решает делопроизводство. И теперь, подводя итоги, могу сказать с полной уверенностью, что компьютер облегчает и упрощает решение делопроизводственных задач: увеличивает скорость создания и обработки документации, а также поиска документов. Очень жаль, что этот «помощник» становится частью нашей жизни так поздно. Но я надеюсь, что следующие поколения не будут лишены возможности работать с компьютером с детства и до старости, и что он существенно облегчит решение тех нелегких задач, которые будут поставлены перед ними. Литература: 1. Курицкий Б.Я. Организация делопроизводства и управления в офисе .- Санкт-Петербург: BVH, 1997. 2. Головач А.С. Оформление документов .- Киев- Донецк: Вища школа, 1983. 3. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере .- М. Приор, 1997. 4. Практическое пособие по предпринимательской деятельности./ коллектив авторов .- Запорожье: Украинская полиграфическая индустрия, 1995. 5. Дашков Л.П. Комерційний договір: від укладення до виконання .- К.: А.Л.Д., 1996. 6. Машинопись и основы делопроизводства/ Сост. А.П. Корнеева и А.М. Ашелина.- М.: Просвещение, 1987. 7. Рассел Борланд. Running Microsoft Word 6 для Windows в 2т./Пер. с англ.- М.: Издательский отдел «Русская редакция» ТОО «Channel Trading Ltd» - 1995. 8. Денисов В. Word 97 c самого начала .-СПб: Питер, 1997. 9. Веселов П-В. Современное деловое письмо и промышленности. М-. 1990. 10. Демидова А,К., Смирнов Э.Л. Русская коммерческая корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985.