История делопроизводства, создание шаблонов документов в MS Word

ХАРЬКОВСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ ИНСТИТУТ «Народная Украинская Академия»

Факультет «Референт-переводчик»

Кафедра «Документоведение и информационная деятельность»

Срок хранения КР до __________года

КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине «Компьютерное делопроизводство»

Тема: Создание шаблонов организационно-распорядительной документации. Составление докладных записок

Рег. №____ Сдана на кафедру __________

Допуск к защите _________________Выполнила: студентка 2-го курса группы РПА 27 Подвальная О.В.Оценка по результатам защиты _____________________________ «____»__________________1999г.Проверил: научный руководитель кандидат тех. наук, старший преподаватель Ситникова П.Э.

Харьков 1999 cОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3 ИЗ ИСТОРИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 4 Делопроизводство в Киевской Руси 5 ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 7 Актовое делопроизводство 7 Приказное делопроизводство 10 Коллегиальное делопроизводство 12 Процедура издания распорядительных документов 17 Основные способы применения шаблонов при оформлении документов 21 создание шаблона докладной записки 23 Пример оформления внешней докладной записки: 30 Заключение 31 Литература: 32

ВВЕДЕНИЕ

С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения в поколение. Сначала, в первобытном обществе; с помощью нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Затем появились наскальные изображения, чуть позднее, с появлением речи, накоплением знаний и опыта, возникает необходимость фиксации информации. И появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. На следующих этапах это уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг… А в наше время можно выделить конкретную отрасль управленческой деятельности, занимающуюся фиксированием и обработкой информации(документированием). Это очень тяжелый, кропотливый труд, требующий большого внимания и напряжения. Однако научно-технический прогресс не стоит на месте и с его развитием процесс документирования автоматизировался. Сначала с возникновением механических и электрических пишущих машин, а позднее ЭВМ и, в частности, компьютера. В нашей стране развитие науки, техники и освоение достижений этих отраслей, к сожалению, намного отстает от западного, где компьютер занимал важное место в жизни человека еще в начале 80- х годов. Но, наконец, эта волна компьютеризации дошла и до нас. Понятно, что компьютер сразу не стал универсальным решением всех проблем. Но постепенно и сами машины, и программы совершенствовались. И вот компания Microsoft создает пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95. С наибольшей пользой, на мой взгляд, достижения компьютерной техники сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заметно повысилась. И мне кажется особенно актуальным изучение компьютерной техники именно на данном этапе, когда пользователю упростили работу с ПК до нельзя; когда на многих предприятиях, в фирмах и организациях компьютер уже стал незаменимым помощником; когда с каждым днем он все глубже и глубже внедряется в нашу монотонную жизнь, делая ее ярче и интересней. Я думаю, что уже в начале XXI века компьютеры будут иметь огромное значение, и вполне возможно, играть глобальную роль всего человечества. ИЗ ИСТОРИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношении между обществом и государством, а также между людьми. Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений,, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V а. до пашен эры древнеримский плебс требовал введения четких "писаных" законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалась абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации. Дошли до нас письмо о философской доктрине Эпикура, письма древнеримских государственных деятелей Цицерона и Плиния. В послании индийского царя Иоанна к греческому царю Маиуилу, которое в пору крестовых походов было известно как сказание об индийском царстве, описывается сильное и богатое азиатское государство, которое придет на помощь христианской Европе. Делопроизводство в Киевской Руси После образования древнерусского государства письменность стала необходимой для ведения переписки с другими странами, а также для заключения межгосударственных договоров. В условиях формирования классового общества возникла необходимость в составлении завещаний, записях о долгах, заключении торговых контрактов, в надписях на вазах об их предназначении и т.п. Важные документы древнерусские князья сохраняли лучше, чем драгоценности. Известно, что во времена Ярослава Мудрого собрание наиболее давних грамот и договоров Руси хранилось в Михайловском приделе Софиевского собора. Ученые допускают, что именно здесь были сосредоточены и документы до владимирских времен. Одним из наиболее известных хранилищ является также Киево-Печерский монастырь, основанный выходцем из Черниговщины преподобным Антонием еще при Ярославе Мудром. Из-за пожаров, княжьих меж усобиц и монголо-татарского нашествия большая часть памяток древнерусских времен погибла- До нашего времени дошли лишь отдельные памятки, судьба которых оказалась более удачной. Среди этих документов наиболее древние рукописные книги "Остро-мирово Евангелие" 1056-1057 гг. и "Сборник Святослава" 1073 и 1076 гг. произведения оригинальной древнерусской литературы "Поучение к братии" епископа Луки, "Слово о законе и благодати" первого нашего митрополита Иллариона, "Житие Бориса и Глеба" и т.п. Все они на сегодняшний день являются не только памятниками письменности и литературы, но и документами той эпохи. Одним из древних и важных документов норм права является "Правда Русская" или, по принятому в науке названию, "Русская правда" (термин "правда" здесь означает закон). Этот документ не сохранился. До нашего времени дошли лишь многочисленные (около 300) списки, то есть копии, из которых наиболее старинные датируются XIII в. Важными документами той эпохи были "княжьи уставы" и "уроки", а также церковные уставы. Княжьи уставы были направлены на дополнение или укрепление внутренних государственных норм и порядков, как, например, "Устав Владимира Мономаха", который стал дополнением и своеобразной частью "Русской правды". Под "уроками" подразумеваются постановления князей преимущественно финансового характера