Виды обработки документов

Содержание:

Введение. 3 Виды обработки документов. 4 Докладная записка (внутренняя). 7 Служебное письмо (внешнее) 9 Заключение 11 Список используемой литературы: 12

Введение.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д. Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых с целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с документацией регулируются специальными Федеральными законами. Например закон РФ "О стандартизации" от 10 июня 1943 г. №5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий фи предпринимателей, общественных объединений, и определенные меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Цель данной работы рассмотрев лишь некоторые аспекты делопроизводства, такие как виды обработки документов, а также правила оформления докладной записки (внутренней) и служебного письма (внешнего) в соответствии с ГОСТ-ом Виды обработки документов.

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документационной информации, её быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Документооборот можно разделить не следующие этапы: · экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию · предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения. · регистрация · рациональной движение документов внутри организации · обработка исполненных и отправленных документов.

Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.). при получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично", документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или "шахматки", вычеркивая из них использованные номера Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни. Следующий этап обработки поступивших документов - их предварительное рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы документационное обеспечение управления. При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность; и новизна поставленных вопросов; авторство; реальная срочность исполнения документа; вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д.. на стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время (при необходимости делают копии). Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен руководством на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям. При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ. Процесс регистрации - снятия с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения. Из документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа; автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполн), номер дела (куда помещен документ после исполнения). Формы регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная. Передача документов внутри организации между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущий информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания. Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Докладная записка (внутренняя).

Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения