Основы документационной системы управления

Международный Славянский Институт им. Г.В. Державина

РЕФЕРАТ

по курсу: Основы документационной системы управления (Документационное обеспечение управления)

по теме: Документооборот фирмы (распорядительная система документации)

Преподаватель: проф. Поздняков В.Я.

Студент IV курса: Вахранева М.А. специальность: бухгалтерский учет и аудит

Москва, 1999

План реферата 1. Сущность документационной системы управления. 2. Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству. 3. Правила оформления документов. 4. Распорядительная система документации. 5. Эффективность рациональной системы документооборота.

Содержание реферата: План реферата 1. ВВЕДЕНИЕ. Сущность документационной системы управления. 2. Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству. 3. Правила оформления документов. 3.1. Реквизиты документов 3.2. Требования к оформлению реквизитов документов 3.3. Требования к бланкам документов и оформлению документов 4. Распорядительная система документации. 5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Эффективность рациональной системы документооборота. Список использованной литературы

1. ВВЕДЕНИЕ. Сущность документационной системы управления. Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г. Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство. Закон об информации, информатизации и защите информации определяет информацию как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления". По определению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство -изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д. Организация делопроизводства условно делится на две части: - обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование); -организация работы с документами: получение-передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение. Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства аналогично стал использоваться термин "документационное обеспечение управления", который по существу является синонимом термина "делопроизводство". Например, в названиях нормативных документов: "Государственная система документационного обеспечения управления" и 'Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации". Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. 2. Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству. Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, был "Генеральный регламент", утверждённый Петром 1 28 февраля 1720 года3, "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы работы с документами, действующие сегодня (например, обязательный учёт документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.). Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документирования и нормативно-методические документы,