Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени

подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

ПРИМЕР Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени Вид деятельностиИнтервал времени Продолжительность Разбор почты (срочно/не срочно)1000 - 102020 минутТелефонный звонок ( подтверждение встречи)1020 - 103010 минутПодготовка документов для встречи с партнерами1030 - 12001 час 30 минутДелегирование подчиненным работ по новому проекту1200 - 13201час 20 минутОбеденный перерыв1320 - 140040 минутДорога1400 - 142020 минутПереговоры с партнерами по созданию окончательного варианта контракта1420 15401 час 20 минутДорога1540 - 162545 минутПодготовка доклада1625 - 170035 минутДоклад руководству о прошедшей встрече1700 - 172525 минутОтвет на письма1725 - 180035 минут

Таблица 2. Листок “дневных помех” Помехи, интервалПродолжительностьКТОПометки ( причины)Телефонный разговор с бывшим коллегой ( во время подготовки документов)20 минутб. КоллегаЖелание отвлечься от бумагБеседа с подчиненным по работе, не относящейся к нов. проекту15 минутПодчиненныйПроблемы с выполнением порученногоПробка на обратной дороге45 минутВнешняя причина Сильные стороны: · сортировка почты ( это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма) · не самые важные дела ( ответ на письма) в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени · каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими · вся работа, проделанная в этот день, была необходима · помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени

Слабые стороны: · временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно ( если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени) · непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день

3 САМОМЕНЕДЖМЕНТ Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Основная цель самоменеджмента максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд ( следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы. У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций:

3.1 ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ

ЗНАЧЕНИЕ ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ Постановка целей это выражение в виде четких намерений и в точных формулировках наших интересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение. Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка цели - безусловная предпосылка планирования, а следовательно, и успеха - заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах надо достичь. Осознание своих целей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к. цель даёт ясное представление о том, в каком направлении необходимо двигаться. Постановка целей это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда менеджер хочет прийти и куда он попасть не хочет( но куда его хотят привести другие). Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

НАХОЖДЕНИЕ ЦЕЛЕЙ Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. У каждой фирмы, у каждого менеджера есть одна основная, важнейшая цель, которая разбивается на множество небольших промежуточных целей низшего уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокого уровня и, в конечном счете, высшей цели. Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можно было непосредственно планировать. Четко определенные, зафиксированные на бумаге цели автоматически приобретают обязательный характер, побуждают к постоянному анализу, перепроверке и ревизии.

СИТУАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны). Путём анализа своих способностей менеджер определяет, что вообще он может сделать, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей он располагает. С другой стороны, менеджер должен ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков. Помочь в этом может составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. «Знать свои слабости значит укреплять свои сильные стороны».

ФОРМУЛИРОВАНИЕ ЦЕЛЕЙ Установка сроков воплощения целей и формулирование желаемых результатов. Это последняя ступень при постановки целей, когда формулируются конкретное практических целей для последующей стадии планирования. Нельзя брать на себя слишком много, чтобы не погрязнуть в невыполненных делах. Следует устанавливать краткосрочные цели, согласованные с достижением долгосрочных глобальных целей.

3.2 ПЛАНИРОВАНИЕ

Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного ресурса времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе. Также, как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть течения событий. Нужно планировать использование времени для достижения поставленных целей. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии