Управление качеством

документами определены в Регламенте. Но для продуктивной качественной работы, на основании госстандарта по делопроизводству (Гост Р 6.30.-97), разработана инструкция по документальному обеспечению в администрации области. В ней подробнейшим образом, перечисляются основные требования к документам, такие как: герб, реквизиты организации, адресат, регистрационный номер документа, текст документа и пр. Кроме этого определены и наделены соответствующими функциями структурные подразделения области, отвечающие за делопроизводство. На основе государственного стандарта установлены критерии оценки, благодаря которым осуществляется управление системой качества в делопроизводстве. Назовем лишь некоторые из них, это регистрация документов, сроки их исполнения, определение ответственного за исполнение документа, составление номенклатуры и формирование дел и пр.

К примеру, срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок) со дня регистрации документа, а изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку материалов является лицо, указанное в резолюции первым, которое также должно обеспечить соисполнителей необходимыми копиями этого документа. Как было сказано выше, главной задачей административного менеджмента оказание услуг населению в виде решений и резолюций ответственных лиц, реальной помощи нуждающимся и пр. Регламентом установлен порядок работы с письменными обращениями граждан и организацией личного приема руководителями администрации области (см. Приложение). Для организации системы качества в этом направлении деятельности организации, определена соответствующая структура в администрации, порядок учета обращений граждан, установлен контроль за исполнением обращений граждан и пр. Требования к системе качества формируются потребителями, заказчиками, разработчиками, госорганами и закрепляются в соответствующих нормативных, технических документах и договорах. Кроме действующего в настоящее время Регламента и специальных инструкций, регламентирующих работу в определенных направлениях, управление системой качества нашло отражение в «Коллективном Договоре между профсоюзной организаций работников государственных учреждений и администраций Вологодской области». В нем, как и в Регламенте, определены принципы управления системой качества в организации, определена взаимная ответственность за неисполнение обязательств, условия функционирования системы управления качеством. Разумеется, на государственных служащих лежит ответственность за ненадлежащее исполнение своего функционала, в т.ч. исполнении служебных документов. Разработанная системы административных взысканий является в некотором роде косвенным звеном управления системой качества в администрации. Таким образом, управление системой качества представлять собой первоочередной задачей администрации области. Качественное выполнение функций госаппарата является залогом понимания и одобрением обществом деятельности государства. Использованная литература: 1. Л.Г. Егорова. Сертифицировать систему качества - значит выдержать конкуренцию. Журнал . Рынок и качество ?????????. №3 1995 2. В.А. Качалов. Разработка политики в области качества: анализ первого опыта. Стандарты и качество. №3 1997 3. Е.А. Яковлев. В фирме С.П. Королева была система качества задолго до появления стандартов ИСО серии 9000. Стандарты и качество №10 1996 4. В.А. Ляпидус. Стандарт QS 9000. Что это такое и как к нему относиться? Стандарты и качество. №12 1996 5. А.В. Глазунов. "Документы системы QS 9000". Стандарты и качество. №6 1997 6. Н.И. Рыжков. Управление качеством продукции в новых условиях хозяйствования. М. Издательство стандартов. 1992 7. Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области, Вологда, 1998 8. Коллективный договор между профсоюзной организацией работников государственных учреждений и администрацией Вологодской области. Вологда, 1998 9. Регламент администрации Вологодской области, Вологда, 1997