Подготовка и проведение бизнес-переговоров

с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля. Зачастую речи и презентации используют несколько из перечисленных целей одновременно.

3. АНАЛИЗ АУДИТОРИИ

Как только поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается ? Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение. Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к речи. Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным. Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию. Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы на которые желательно знать ответы перед презентацией: 1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения? 2. Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участие в конкретном действии? 3. Какой у аудитории уровень понимания, образованность? 4. Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести? 5. Знают ли они вас? 6. Уважают ли они вас? Ответы на эти вопросы помогут вам выбрать лучший путь для поведения эффективной презентации. Анализ аудитории можно проводить в соответствии с вопросами, приведенными в таблице 1. Вопросы для анализа аудитории Таблица 1 Основные разделы вопросов по характеристике аудитории Конкретные вопросы по обозначенным темам.Размер и состав аудитории.· Сколько человек придет на презентацию · Выяснить, есть ли у них какие-либо политические, религиозные, национальные, профессиональные особенности. · Соотношение мужчин и женщин, · Возраст присутствующихАнализ возможной реакции публики· Зачем конкретные люди пришли на переговоры. · Определите отношение публики к предмету переговоров 1. Заинтересована ли в переговорах аудитория или равнодушна. 2. Как аудитория реагировала на аналогичные рассматриваемые вопросы на прошлых переговорах 3. Какие вопросы и в каком свете лучше представить данной аудитории. 4. Будут ли затруднения в понимании частей вашей выступления · Настроение публики в момент выступления: будут ли они уже уставшими, будут ли они голодны и ожидать скорого обеда и т. д. · Какой способ преподнесения информации будет наиболее эффективным, выгодным и произведет наибольшее впечатление на присутствующих: предоставление технической информации, статистического анализа, исторической информации, демонстрация, подобный пример и т. д. · Предугадайте ответ публики: пропишите пути реакции на ваши действия · Смоделируйте возможно наихудшую аудиторию и попытайтесь попробовать действовать в такой ситуации. · Предугадайте возможные уточнения и вопросы. Проанализируйте наихудшее, что может произойти на презентации.Уровень понимания аудитории.· Определите, знает ли аудитория, что-нибудь об объекте презентации, например проанализируйте есть ли среди присутствующих кто-либо с таким же набором знаний по данному вопросу. · Проанализируйте знакома ли аудитория с вашим словарем. · Спрогнозируйте, все ли способны понять то, что вы говорите. · Определите, какую поддерживающую информацию необходимо предоставить аудитории для лучшего понимания предмета. · Подумайте о конкретных цифрах и спецификациях, которые вас могут попросить предоставить или вам нужно будет сказать. · Проанализируйте, включает ли в себя объект презентации рутинное, длительное предоставление информации, знакома ли тема присутствующим. Отношения презентующего с публикой.· Проанализируйте как такая аудитория обычно реагирует на выступления ораторов. · Определите насколько аудитория дружественна, открыта, гостеприимна вашей точке зрения, вашему стилю презентации. · Определите как аудитория настроена по отношению к вам. · Проанализируйте, чего присутствующие от вас хотят. · Подумайте о ваших прежних отношениях с аудиторией. · Определите вашу роль и статус. · Определите есть ли у аудитории склонности, которые могут работать против вас. · Проанализируйте возможное отношение публики к построению вашей презентации. · Определите какие аспекты поддерживающей информации будут выглядеть для данной аудитории наиболее надежно.

4. ПЛАНИРОВАНИЕ РЕЧИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Разработка стратегии разворачивания выступления сложнее, чем написание документа. Если вы не сделаете вашу презентацию легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом и вы потеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления. Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана речи или презентации придавая этому ничуть не меньшее значение. Первый шаг - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться ваша презентация. Главная идея должна быть связана с вашим объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Это подобно рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продукта. Ваша цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам. Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в одно предложение. Вот несколько примеров: · Спрос на низкокалорийные высококачественные замороженные продукты повысится из-за социальных и экономических перемен. · Реорганизация кассового отдела приведет к улучшению сервиса с одновременным понижением затрат. · Размещение заказа у нас имеет смысл потому, что мы предлагаем быструю доставку и скидки. · Новая программа оздоровления побудит рабочих к более качественному труду и уменьшит пропуски по болезни. · Господин Сидоров был очень нужным работником в нашей фирме и мы будем по нему скучать, когда он уйдет на пенсию. · После 10-ти месяцев неудач, убытков и неопределенности мы можем гордиться нашей компанией, которая пережила полосу неудач и стала получать прибыль. Отметьте, что каждый пример содержит главную информацию о конкретном предмете презентации и благоприятно действует на аудиторию.

4.1. Планирование времени С хорошо разработанной главной идеей вашего выступления, можете приступить к планированию