Поняття та сутність менеджменту

В межах організації люди відіграють певні ролі та діють в умовах ієрархії влади. Це вносить корективи у характер комунікації та ускладнює їх. Методи комунікації: 1. усна її формами є: - виступи (промови) - групові дискусії - телефонні розмови - розповсюдження чуток Переваги: 1) швидкість 2) наявність гарного зворотнього звязку (у формі запитання або погодження) 3) відносна легкість комунікації Недоліки: 1) проблема неточності, неадекватності використання відправником недоречних слів 2) у процесі комунікації можуть бути випущені суттєві деталі 3) слухач може забути частку або усю інформацію, що передається 4) викривлення повідомлення при його передаванні другій, третій,……….особі 2. письмова її формами є: - накази - розпорядження - подання - листи, повідомлення - звіти - реферати Переваги: 1) письмова інформація постійна, піддається зберіганню та є незмінною протягом довгого часу 2) це інформація є відчутною на дотик 3) це інформація є такою, яку можна перевірити 4) ця інформація є більш логічною, обгрунтованою і точною 5) використовується, коли важливо якумога точніше передати зміст складної та обємної інформації Недоліки: - пееваги усної комунікації 3. Невербальна /несловесна/ - будь-який обмін інформацією, який не використовує слова. Класично поділяються: 1) “мова тіла” за допомогою жестів, виразів обличчя, посмішок можна передавати такі емоції як стурбованість, задоволення тощо. 2) інтонація голосу підвищення або пониження, що виказує певні почуття того,хто говорить 3) “символіка” умовність, яка приписується будь-чому в діяльності менеджера або діяльності організації вцілому (обладнання офісу, розмір..) Формальні та неформальні комунікації. Формальні такі, що випливають з ієрархії влади; відповідають прямому ланцюгу команд Неформальні такі, які несанкціоновані менеджером; вони дозволяють заповнити розриви, які існують у формальних комунікаціях і переслідують такі цілі: · дають можливість робітникам організації задовольнити свої потреби у соціальній взаємодії · можуть покращити діяльність організації, утворюючи альтернативні, більш швидкі та ефективні канали обміну інформацією. Спрямованість орг. комунікацій. Типи орг. комунікацій. 1. міжрівневі комунікації, в межах яких виділяють такі: · що йдуть “згори до низу” (поточні завдання, вказівки) · що йдуть “знизу до гори” (звіти про виконання, звіти про поточні проблеми). Такі комунікації мають тенденцію до більшого викривлення інформації ніж ті, що йдуть “згори до низу” 2. бокові (горизонтальні) між членами однієї групи або керівниками одного рівня. Вони необхідні для координації та інтегрування диверсифікованих функцій в організації. При цьому бокові комунікації порушують один з принципів А.Файоля 3. діагональні комунікації, що перехрещують функції та рівні організації. Переважно вони є неформальними. Комунікаційні мережі. Вертикальні, горизонтальні, діагональні комунікації можуть мати різну конфігурацію. Спосіб їх поєднання і уявляє собою комунікаційну мережу. Вибір типу комунікаційної мережі залежить від цілей менеджера. /див.рис.20./ Мережа неформальних комунікацій отримала в теорії управління назву “виноградної гілки”. По такій мережі розповсюджується неточна, неповна неперевірена інформація, яку прийнято називати чутками (які є невідємним елементом системи комунікації у будь-якій організації). Вони розповсюджуються значно швидше по каналам неформальної комунікації. По каналам неформальної комунікації розповсюджується інформація, яку підлеглі вважають: а) найбільш важливою б) такою, що викликає стурбованість

3. Управління комунікаційними процесами охоплює: 1) пошук та визначення перешкод на шляху до ефективної комунікації 2) розробку та реалізацію засобів ліквідації таких перешкод Фактори, що виступають перешкодами: 1. фільтрація, тобто ситуація коли підлеглий говорить те, що бажає почути його керівник. Вона є наслідком (функцією): а) конфлікту поміж сферами компетенції б) конфлікту поміж сферами інтересів, потреб відправника та отримувача інформації в) висоти структури організації г) досвіду попередніх негативних комунікацій 2. вибіркове сприйняття /отримувач інформації краще сприймає таку, яка відповідає його досвіду, потребам, мотивації і іншим характеристикам. Зацікавленість отримувача інформації визначається його очікуваннями, отже і визначає характер декодування інформації/. 3. семантичні перешкоди одні і ті самі слова мають різну суть для різних людей; вік,освіта, культурне середовище тощо значно впливають на ефективність комунікацій. 4. поганий зворотній звязок 5. культурні розбіжності поміж відправником та отримувачем інформації 6. інформаційні перевантаження є наслідком відсутності можливостей ефективно реагувати на всю інформацію. Виникає потреба відсіювати менш важливу інформацію і залишати більш важливу. Для підвищення ефективності комунікації менеджер має вирішувати 2 проблеми: · має удосконалювати свої повідомлення · має удосконалювати механізми розуміння того, що інші передають йому в процесі комунікації Методи вирішення цих проблем: 1. регулювання інформаційних потоків 2. встановлення кращого зворотнього звязку на закладі: а) формулювання запитань до слухача в процесі комунікації б) повторення всього або частини повідомлення в) передавання однієї тієї ж інформації в різних варіантах (за допомогою голосу…) 3. використання емпатії це здатність поставити себе на місце співбесідника 4. заохочення взаємної довіри 5. спрощення мови повідомлення 6. розвиток здібностей ефективно слухати Стиль та стратегія міжособових комунікацій.(стр.182 Мескон) Це манера поведінки однієї особи в процесі обміну інформації з іншою. Ця манера головним чином залежить від ступіню обізнаності як однієї, так і іншої сторони про інформацію, яка є предметом комунікації. Різні комбінації обізнаності-необізнаності відправника і отримувача про інформацію для комунікації наведені у матриці /див.рис.21./ “Вікно Джохарі” 1. “АРЕНА” у ньому формуються найбільш ефективні комунікації. В межах “Арени” утворюються сприятливі можливості длявзаєморозуміння. Чим більше таке поле, тим ефективнішими є комунікації. 2. “ТЕМНА ПЛЯМА” отримувач гарно обізнаний, а відправник має невиразне уявлення про інформацію. Це ставить відправника у вкрай невигідне становище; йому важко зрозуміти поведінку і рішення отримувача інформації. У цьому випадку відправник буде намагатися уникати комунікації та руйнувати їх. 3. “ФАСАД” відправнику відома, а отримувачу невідома інформація. Проблема цього поля поверховість комунікацій, що повязана: а) з тим, що відправник може не передавати ту інформацію, яку він вважає потенційно шкідливою для взаємовідносин з отримувачем б) з тим, що відправник побоюється, що та інформація може зруйнувати його владу. Особливу шкоду при цьому “Фасад” спричиняє у ситуації, коли підлеглий обізнаний, а начальник ні. 4. “НЕВИЗНАЧЕНІСТЬ” - ні відправник, ні отримувач не обізнані. Тут комунікації найбільш неефективні. Для підвищення комунікацій застосовуються дві стратегії: 1) стратегія “експозиції”