Сущность менеджмента

Каждый человек понимает написанное по-своему, так как слово, а тем более фраза, имеют свой смысл и значение. По заголовку читатель должен прогнозировать содержание текста. Этому помогает и аннотация. Аннотация представляет собою краткое изложение текста. Она должна уместиться на каталожной карточке. Аннотация знакомит читателя с содержанием, дает ему сведения о тексте без детальной работы над ним.

Порядок написания делового письма:

1. Введение. Это «лицо» письма. Здесь обосновываются актуальность и новизна изложения, дается краткий обзор материалов. Очень часто введение пишут после того, как написана основная часть и выводы. Однако такая последовательность работы над текстом не желательна: страдает логика изложения. Написание введения при завершении работы оправдано при подготовке публицистических статей, когда пишущий меняет характер изложения, исходя из вдохновения. 2. Основная часть - это главный компонент письма (доклада). Он начинен фактами, идеями, рекомендациями. Как все они будут расставлены, зависит от их природы. Однако часто применяются наработанные и апробированные правила, важно: · Проанализировать все собранные факты, Отбросить все приходящее, если есть необходимость; · Сгруппировать факты по выбранному основанию. Выбрать подзаголовки для каждого раздела; · Написать каждый заголовок на отдельном листе бумаги и составить к нему список кратких памяток; · Обдумать порядок изложения каждого раздела; · Наметить логику изложения, исходя из принципа от известного к неизвестному; · Не вдаваться в детали и не пытаться останавливаться на банальностях; · Использовать графики, схемы, таблицы, фотографии; · Стараться сделать текст удобочитаемым, использовать для этого черновики.

3. Выводы и рекомендации должны вытекать из содержания основной части. Нередко эта часть делового письма бывает плохо связанной с предыдущим содержанием.

Порядок написания текста:

Подбор слов. Набор слов при общении и письменной речи различен. Действительно, при разговоре наши мысли подкрепляются эмоциями, жестами, мимикой, при чтении невозможно почувствовать всего этого. Именно по этой причине автор должен быть очень аккуратным в выборе слов. Деловое письмо должно быть удобочитаемым, понятным, производящим впечатление. Менеджеру следует придерживаться четырех правил подбора слов: 1) Использовать больше глаголов активного залога, так как они создают яркие запоминающиеся ощущения. 2) Подыскивать конкретные, а не абстрактные имена существительные. В тексте превалируют конкретные имена существительные, абстракциям отведено скромное место. Конкретный значит подлежащий измерению, осязанию, наблюдению, представлению (страна, семинар, политика). Абстрактный - выходящий за рамки чувственного восприятия: (структура, консенсус). В принципе разделение на данные понятия относительно условная функция, так как конкретика и абстракция -субъективные категории. Для одного, скажем, слово «консенсус» конкретика, а для другого абстракция. 3) Умеренно насыщать текст наречиями. Эта часть речи помогает оттенить характер высказывания: Употребление прилагательных и наречий для колоритной оттенки мысли вполне понятно. Трудности возникают, когда они применяются для выражения степени оттенков; «буквально на наших глазах», «с очень высокой степенью огосударствления». Здесь напрашиваются цифры. Однако любовь к цифрам поощряться не должна. 4) Подбирать короткие слова.

Компановка предложений. Существует неверное мнение о том, что технические и экономические темы невозможно раскрыть обычными словами без потери смысла и точности. Предложения, не отягощенные сложными словами, намного лучше поддаются пониманию, и это очень важно помнить при написании делового письма. В среднем следует придерживаться 18 20 слов в предложении, так как доказано, что когда человек сталкивается с фразой, превышающей 20 слов, у него возникает желание вернуться назад и перечитать фразу еще раз. Как известно предложения делятся на сложные и простые. Безусловно, простые предложения легче для понимания, но без сложных невозможно полностью передать основную мысль, отсюда вытекает несколько правил: · Переизбыток информации в одной фразе нежелателен. · Вся информация в тексте должна быть объединена на каком-то общем основании. · Фразы должны быть компактными. · При компановке фраз необходимо придерживаться 18-20 слов. · Необходимо одушевлять даже самую сухую информацию.

Анализ текста. Существует много различных методов анализа текста, его количественной и качественной оценки. В принципе все они схожи между собой:

1. После завершения письма, прочитать внимательно весь текст. Сформулировать общее впечатление о документе. 2. Определить среднее количество слов в предложении (оно должно быть 18 20) 3. Подсчитать общее количество глаголов. В тексте должны преобладать глаголы активного (действительного) залога. 4. Определить общее количество имен существительных, а также абстрактных и конкретных. Вторых должно быть не менее 60%. 5. Короткие слова должны преобладать над длинными. 6. После просмотра провести тщательную редакцию текста, обратив внимание на грамматику, правописание, пунктуацию, подбор слов, стиль. 7. Сверить цифровой материал, проверить таблицы, сноски, цитаты.

Оформление. Очень важно тщательно продумать внешний вид делового письма, так как именно на это в первую очередь обращает внимание читатель Требования: 1. наличие полей справа, слева» сверху, снизу; 2. выделение абзацев в тексте; 3. четкий и понятный заголовок; 4. хорошее качество печати; 5. список литературы (если это информационное сообщение).

слушание собеседника

Слушание - главнейший компонент общения. Все люди слушают, но не все отдают себе отчет в том, что слушая, они оказывают на того, кто говорит, неизменно большее влияние, нежели с жаром произнося перед ним тирады слов. По сведениям, полученным из бесед с зарубежными менеджерами, тот кто обладает мастерством слушания всегда добивается успеха. Тем не менее, как утверждают американские психологи, многие люди совсем не умеют слушать. По данным Д. Барбара американские менеджеры, не прошедшие курсов обучения слушанию, используют 30 % своих возможностей по осуществлению деловой коммуникации

Наблюдения показывают, что по манере слушания всех людей можно поделить на три категории: а) внимательных; б) пассивных в) агрессивных.

Менеджер, если он хочет расходовать свою психическую энергию с расчетом на отдачу, должен стать внимательным слушателем. Для этого ему надо избавляться от пассивности и не впадать в агрессивность. Есть несколько правил, которых надо придерживаться: 1. Относитесь к говорящему с уважением, цените по достоинству его желание сообщить нечто новое. 2. В самом начале разговора постарайтесь установить контакт с собеседником. Чтобы установить такой контакт, нужно сформировать у себя установку к искреннему реагированию на речь говорящего. 3. Смотрите на собеседника. Можно