Организация секретарской службы

местах командирования (если размещение обеспечивает принимающая организация, то ей заблаговременно направляется информация о количестве командируемых и их персональном составе). Секретарь, как правило, изготавливает приказ о командировке и командировочные удостоверения, для регистрации которых он ведет специальный журнал, где отмечает номера выданных удостоверений, кому эти удостоверения выданы. Лица, получившие удостоверения, ставят свою подпись, секретарь проставляет сроки убытия и фактического прибытия командированного, делает отметки о сдаче тематического и финансового отчетов. При оформлении командировок и- финансовых отчетов по ним следует руководствоваться положениями постановления Совета Министров СССР от 18 марта 1988г. «О служебных командировках в пределах СССР»'. Если размер расходов на служебную командировку (расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командирования и обратно) известен заранее, то оплата этих расходов с согласия командируемых работников производится без представления подтверждающих документов. Важным элементом организационной стороны секретарского обслуживания является обеспечение личных контактов руководства с посетителями. Такое обеспечение ведется в отношении следующих групп посетителей: граждане, сотрудники данной организации, работники родственных и сторонних организаций. Прием граждан проводится в заранее оговоренные дни и часы, которые фиксируются в объявлениях, помещенных у входа в организацию, на справочно-информационных стендах внутри самой организации и у служебных помещений руководства. Сотрудники организации для решения вопросов, не связанных со служебной деятельностью, принимаются руководителем наравне со всеми гражданами. Секретарь ведет предварительную запись граждан на прием, в ходе которой устанавливает правильность обращения именно в данную организацию, записывает фамилию, имя и отчество посетителя, краткое содержание интересующего его вопроса. Все эти сведения фиксируются в специальной книге (журнале) или на карточках, из которых затем формируется картотека, ведущаяся по алфавитному признаку. Секретарь может дополнительно извещать граждан о конкретном дне и часе их приема. В случае неправильного выбора организации для обращения секретарь рекомендует гражданину организацию, где наиболее полно может быть рассмотрен интересующий его вопрос. При необходимости секретарь подготавливает для проведения приема граждан требующуюся для этого информацию, в том числе документальные материалы по упоминаемым посетителями вопросам, сведения о повторных посещениях. В ходе приема секретарь обеспечивает соблюдение имеющейся по предварительной записи очередности и ведет запись решений в книге (журнале) и карточках по итогам переговоров руководителя с гражданами. Впоследствии секретарь извещает граждан лично, по телефону или письменно об окончательном решении по их вопросам (о сроках исполнения таких документов и контроле за их исполнением упоминается отдельно). Для приема сотрудников организации дополнительно выделяются специальные дни в неделе, декаде, месяце и т.д., например «день открытых дверей», «день открытого письма». Для их проведения не требуется предварительных записей на прием; ведется протокольная запись беседы руководителя с сотрудниками, в ходе которой вопросы решаются оперативно на месте или оговариваются сроки и формы их решения. Прием руководителем сотрудников данной организации по служебным вопросам проводится в заранее установленные сроки, о чем путем помещения объявлений информируется весь персонал организации. Сведения о порядке приема сотрудников по служебным вопросам могут включаться также в разного рода регламенты. Секретарь должен располагать перечнем вопросов, по которым руководитель принимает вне зависимости от установленного времени, а также списком должностных лиц, имеющих неограниченный доступ к руководителю. При возникновении неотложной необходимости контакта сотрудника с руководителем в нарушение существующего порядка секретарь информирует об этом руководителя и о его решении сообщает сотруднику. Секретарю целесообразно вести запись поручений и указаний, возникающих по итогам посещений сотрудников. Посещение сотрудниками руководителя может быть заменено его обходом рабочих мест. При необходимости секретарь информирует руководство подразделений о предстоящем обходе и тех вопросах, которые намечено при этом рассмотреть. В соответствии с указанием руководителя секретарь может вести запись его бесед с сотрудниками во время обхода. Время приема сторонних должностных лиц (работников родственных и сторонних организаций, в том числе и прибивших в командировку) предварительно согласовывается. В ходе такого согласования определяются взаимоприемлемые сроки прибытия этих лиц. В случае несанкционированного прибытия работника секретарю следует уточнить интересующие того вопросы и целесообразность встречи именно с руководителем организации (ведь тот или иной вопрос может быть решен на уровне конкретного подразделения). Если же вопрос требует решения на уровне руководства, секретарь сообщает о создавшейся ситуации руководителю и информирует посетителя о возможности беседы. В случае невозможности оперативного приема посетителя ему сообщается о точной дате и времени возможного приема. Одновременно секретарь записывает данные о посетителе (фамилию, организацию, должность, адрес и телефона) и сообщает ему телефоны организации, по которым он может получить дополнительную интересующую его информацию. При наличии у посетителей командировочных документов, свидетельствующих о направлении их именно в данную организацию, в таких документах делаются необходимые отметки. В число организационных операций секретарского обслуживания входит обеспечение руководства необходимыми канцелярскими принадлежностями (клеем, скрепками, кнопками и т.п.), бумагой. При оснащении рабочего места руководителя средствами оргтехники секретарь обеспечивает их надлежащее эксплуатационное состояние и необходимый технический уход (например, зачехление их после работы, обеспыливание и т.п.), для чего прибегает к помощи сотрудников специализированных подразделений организации, а в случае их отсутствия к услугам специализированных организаций. В обязанности секретаря входит также обеспечение нормальных условий труда (освещение, температура и т.п.) в рабочем помещении руководителя и на своем рабочем месте. В комплекс условий труда входят следующие показатели. Освещенность. Наиболее целесообразно комбинированное освещение общее для всего помещения и местное для конкретного рабочего места. Для местного освещения мощность ламп не должна превышать 75 Вт. Следует также предусматривать оснащение рабочих мест светозащитными шторами. Минимальная норма освещенности равна 300 Лк. Следует учитывать, что окраска помещений в светлые тона за счет более высокого коэффициента их отражения (до 40% и выше) на 20 30% повышает их освещенность без дополнительных затрат. Микроклимат. Наиболее благоприятными являются температура служебного помещения + 20 - 22°С,