Организация секретарской службы

Хранение дел может осуществляться централизованно у секретаря или децентрализовано у секретаря и в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Дела должны храниться в запирающихся шкафах, ключи от которых находятся у секретаря и лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях. С внутренней стороны шкафов прикрепляется номенклатура (выписки из нее) хранящихся в них дел. Яд секретаря может быть возложена организация работы по экспертизе научной и практической ценности хранящихся в организации документальных материалов. Для проведения такой экспертизы создаются экспертные комиссии из числа наиболее квалифицированных работников организации, которые назначаются приказом руководства организации. Заседания этих комиссий обязательно протоколируются. Протоколы утверждаются руководством, оно же утверждает и положение об экспертной комиссии. Отбор дел к уничтожению оформляется актом, составляемым в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Акт после рассмотрения экспертной комиссией утверждается руководством. Акты должны согласовываться с местными архивными учреждениями, если это определено статусом данной организации. Непосредственное уничтожение отобранных документов может производиться только после утверждения описей на документы постоянного хранения. Выделенные документы целесообразно передавать органам по вторичному использованию сырья с получением от них соответствующих квитанций. В случае передачи дел в ведомственный, местный или иной архив документы подготавливаются в порядке, определенном инструкцией по делопроизводству данной организации. В обязанности секретаря входит выдача документов и дел организации. Письмо, подписанное руководством, может быть выдано адресату при предъявлении им документа, удостоверяющего личность. Ознакомление с документами, поступившими в адрес руководства, а также с постановлениями и распоряжениями правительственных инстанций производится только с разрешения руководства. Выдача документов во временное пользование производится только с разрешения руководства организации, В случае выдачи документов (дел) во временное пользование секретарь составляет карточку-заместитель, которая хранится в деле до момента возвращения документа, после чего изымается и уничтожается. На карточке-заместителе указываются поисковые данные выданного материала и приводятся с обязательной расшифровкой личная подпись сотрудника, получившего материал, номер его служебного телефона и служебный адрес, проставляются даты выдачи и ожидаемого возвращения. В ходе осуществления возложенных на него документационных операций секретарь накапливает информацию о состоянии документационного обеспечения как по организации в целом, так и по ее структурным подразделениям, в том числе о качестве оформления документов, сроках их исполнения, формировании и хранении дел, применении технических средств (например, о ведении переговоров по телетайпу), использовании служебных бланков и т.п. В регламентах об организации работы руководства и его взаимодействии с секретарем предусматривается регулярная (не реже одного раза в месяц) передача на рассмотрение руководству обобщенной информации по вышеперечисленным вопросам. Можно также производить Проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях с привлечением специалистов организации. По итогам проведенных проверок и просмотра подготавливаемой секретарем информации принимаются меры (в случае необходимости оперативные) по исправлению выявленных недостатков. Для улучшения состояния документационного обеспечения деятельности организации проводится учеба сотрудников по вопросам делопроизводства без отрыва от производства. К ее проведению можно привлекать работников специализированных учреждений. На секретаря в этих случаях возлагаются организация учебы и контроль за ее проведением, Наряду с документационными операциями в комплекс операций секретарской службы входят организационные, в основном касающиеся информационного обеспечения руководства. В обязанности секретаря входит также ведение телефонных переговоров, определение целесообразности соединения руководителя с вызывающим его абонентом или фиксирование информации. В случае отсутствия руководителя на основании его указаний секретарь не только фиксирует поступающую в его адрес информацию, но и сообщает о факте отсутствия руководителя, ориентировочных сроках его возвращения, а также предлагает обратиться для решения возникших вопросов к тому или иному должностному лицу. При оснащении рабочего места руководителя автоматическим телефонным ответчиком секретарь проверяет качество записанной информации, а также переносит ее на бумагу. О всей поступившей в отсутствие руководителя телефонной информации он ставится в известность в письменной или устной форме, телефонограммы докладываются в зависимости от их содержания оперативно или вместе с другими входящими документами. При организации междугородных телефонных переговоров с пунктами, с которыми не установлена автоматическая телефонная связь, необходимо заблаговременно осуществить заказ на местном учреждении связи в соответствии с действующими правилами, получив заранее сведения о желаемой продолжительности переговоров, лицах, с которыми предстоит вести переговоры, времени проведения переговоров с учетом разницы поясного времени. При организации переговоров с пунктами, где имеется автоматическая междугородная связь, секретарь непосредственно на основании полученной информации осуществляет соединение с запрашиваемым абонентом и извещает об этом руководителя. Учет таких переговоров осуществляется секретарем в отдельном журнале, сведения из которого передаются в бухгалтерию для оплаты в установленном порядке. Секретарь в соответствии с указаниями руководства может давать по телефону справки о местонахождении организации, ее справочных телефонах, об основных направлениях деятельности и должностных лицах, ведущих эти направления, а также сведения об исполнении тех или иных документов, поступивших в организацию. Для удобства справочной работы он должен быть обеспечен телефонными справочниками как самой организации, так и организаций вышестоящих, подведомственных и родственных, а также телефонами сторонних организаций, наиболее часто контактирующих с данной организацией. В число организационных операций входит подготовка служебных командировок. В соответствии с устанавливаемой в данной организации регламентацией на секретаря может быть возложена подготовка служебных командировок как руководства, так и других работников организации. В этих регламентах следует предусматривать порядок: составления командировочных заданий; составления приказов (распоряжений) о проведении командировок; подготовки технического и финансового отчета о командировках и примерные формы таких документов с образцами их заполнения. На секретаря может быть возложена обязанность по обеспечению отъезда командируемых, в том числе приобретение билетов в наиболее приемлемые сроки и предварительный заказ гостиниц в