Организация секретарской службы

или сторонней организации, заинтересованное подразделение подготавливает заказ, где указываются количество листов, подлежащих копированию, тираж, масштаб, характер размножаемой документации (текст, таблицы и т.п.) и некоторые другие сведения. Такой заказ передается руководителю организации или лицу, ответственному за копирование (размножение) материалов, и после получения разрешения направляется на исполнение. Может быть организован и другой порядок копирования (размножения) документации в конкретной организации, который должен быть зафиксирован в инструкции по делопроизводству данной организации. Следует обязательно вести учет копировально-множительных работ. Все материалы, поступившие к секретарю из специализированных документационных подразделений (машбюро, копировальной лаборатории и т.п.), прежде чем быть направленными в заинтересованные подразделения, должны быть просмотрены с точки зрения выполнения заказа. Контроль исполнения документов и поручений руководства имеет своей целью обеспечение своевременного и достаточного выполнения указанных документов и поручений. Контроль исполнения заданий и поручений осуществляется по существу их содержания и правильности составления и оформления документов. Контролируются также сроки исполнения. Это, как правило, входит в обязанности секретаря. Для документов, по которым срок исполнения не проставлен, таковым являются десять дней. В организации следует иметь перечень видов документов, срок исполнения которых подлежит обязательному контролю; с содержанием перечня следует ознакомить заинтересованных лиц. На контроль могут быть поставлены также поручения руководства, изложенные в резолюциях на входящих документах, в устной форме (желателен перенос формулировок этих поручений на отдельные бланки (листы бумаги), которые можно группировать и хранить для удобства контроля), содержащиеся в организационно-распорядительных документах, издаваемых внутри организации, а также исходящие инициативные документы, по которым ожидается поступление информации. Документы на контроль ставятся руководством организации, о чем делается отметка «К» или проставляются штампы «Контроль», «На контроль» и т.п., размещаемые на левом поле документа. Указания о контроле переносятся на регистрационно-контрольные карточки к соответствующим документам, затем эти карточки помещаются в специальный раздел «Контроль» контрольно-сроковых картотек. Такие картотеки можно формировать по срокам исполнения, подразделениям-исполнителям, корреспондентам, вопросам и т.п. В них следует предусмотреть разделы для просроченных документов и для документов, исполнение которых перенесено на следующий срок. Для удобства пользования такими картотеками применяют цветные индикаторы (рейтеры), прикрепляемые к календарным разделам картотеки. Контрольные картотеки нужно просматривать ежедневно, выявлять документы с приближающимися сроками исполнения и регулярно доводить это до сведения конкретных исполнителей. Так же регулярно следует запрашивать исполнителей о ходе работ по контролируемым документам. При необходимости эту информацию можно заносить в регистрационно-контрольную карточку. На основании имеющейся информации секретарь докладывает руководству в заранее определенные сроки, а при необходимости и оперативно о случаях возможного неисполнения документов в установленный срок. В случае принятия мер по таким докладам (например, передача исполнения документа другому работнику, продление срока исполнения и т.п.) информация об этом заносится в регистрационно-контрольные карточки (дата передачи документа на исполнение в другое подразделение и др.). Можно составлять перечень документов, не исполненных в установленные сроки, который представляется руководителю для принятия необходимых мер. При поступлении к секретарю документа, находившегося на контроле, проверяются соответствие сроков его исполнения установленным, правильность оформления документа, затем его передают руководителю или тому лицу, от которого исходило указание о постановке на контроль данного документа. Это же должностное лицо принимает решение о снятии документа с контроля и полноте выполнения предписанных по данному документу управленческих действий. После снятия документа с контроля, о чем делает записи само должностное лицо, ставившее документ на контроль, в регистрационно-контрольных карточках записываются дата исполнения документа, отметка об исполнении и номер дела, в котором будет находиться копия документа. Для повышения уровня документационной работы, анализа результатов исполнения документов в установленные сроки составляется ежемесячная сводка о ходе исполнения документов в организации. Форма сводки о ходе исполнения документов предусматривает следующие показатели: 1) дату и номер документа, его вид; 2) краткое содержание документа; 3) установленный срок исполнения; 4) исполнитель; 5) состояние исполнения документа на установленный срок; 6) причины неисполнения; 7) ожидаемый срок исполнения. Сроки представления подобной информации могут изменяться, например, можно проводить ежедневное информирование руководства, подекадное и т.п. Организация такой работы закрепляется в инструкции по делопроизводству для конкретной организации. В обязанности секретаря входят составление, оформление и изготовление некоторых видов организационно-распорядительных документов, в том числе служебных писем, бланков с распоряжениями и поручениями руководства, телефонограмм, текстов телеграмм и телетайпограмм (последние могут представлять подразделения, в таком случае секретарь проверяет соответствие этих документов действующим требованиям). В соответствии с указаниями руководства секретарь может составлять для дальнейшего рассмотрения и подписания, тексты служебных писем по тем вопросам деятельности организации, перечень которых определяется руководителем. Целесообразно предусмотреть использование типовых текстов по наиболее часто встречающимся управленческим ситуациям и заранее заготовленных бланков служебных писем с трафаретными текстами. Запас таких бланков хранится у секретаря, который по итогам непосредственной практики ведет постоянную работу с ними, дополняя, редактируя имеющиеся тексты и подготавливая новые. Кроме того, в соответствии с имеющейся в организации инструкцией по делопроизводству секретарь может изготовлять на пишущей машине некоторые служебные письма, поступающие от подразделений. При машинописном оформлении указаний и поручений руководства следует использовать заранее заготовленные листы бумаги разных форматов, на которых отпечатываются или проставляются специальным штампом необходимые делопроизводственные реквизиты, в том числе должность лица, отдавшего указание, дата отдачи указания и передачи его на исполнение (можно проставлять часы и минуты этой передачи). Такие бланки заполняются, как правило, в двух экземплярах, один из которых остается для контроля у секретаря. Можно использовать для записи устных поручений специальные копировальные блокноты. Ряд документов оформляется в виде телефонограмм.