Организация секретарской службы

поступившими документами. Подбором справочно-информационных материалов для работы руководителя секретарь занимается постоянно. Передаваемые на рассмотрение руководству документы вместе с подобранными к ним материалами следует дометать в папки со специальными надписями (например, на рассмотрение), в которых должна проставляться дата передачи документов. После получения документов от руководства секретарь вносит в регистрационно-контрольные карточки соответствующих документов следующие сведения: резолюцию руководителя (записывается под текстом краткого содержания документа, отделяемого от него словом «резолюция» и указанием должностного лица, составившего эту резолюцию); дату направления документа на исполнение; наименование структурного подразделения, куда направляется документ на исполнение; фамилию и инициалы должностного лица, которому поручается исполнение документа; установленный срок исполнения; дату передачи документа на исполнение. После заложения регистрационно-контрольных карточек документы передаются исполнителям под расписку или в специальном журнале, или на одном из экземпляров карточек, из которых секретарь формирует, комплектует и ведет контрольную картотеку. Если работа над документом требует участия двух и более исполнителей, то ответственным исполнителем считается должностное лицо, указанное в резолюций первым. При необходимости секретарь может скопировать документ в нужном количестве экземпляров. По требованию ответственного исполнителя секретарь предлагает другим соисполнителям представлять ответственному исполнителю материалы, необходимые для обобщения и подготовки ответа. Передача документов на исполнение от одного должностного лица другому должна проводиться только через секретаря, который делает отметки об этом в регистрационных документах. В ходе приема и регистрации исходящих документов секретарь проверяет соответствие бланка, правильность оформления, наличие виз, подписей и приложений, а также отметок об исполнителе. Если исходящий документ является ответом на ранее поступивший документ, то в регистрационно-контрольной карточке на этот документ делается соответствующая запись, в которой содержатся номер, дата исходящего документа и фамилия подписавшего его лица. На инициативный исходящий документ составляется регистрационно-контрольная карточка в количестве экземпляров, предусмотренном действующей в данной организации инструкцией по делопроизводству. На базе этих карточек составляется и ведется учетно-контрольная картотека. Отправка исходящих документов в случае отсутствия в организации специализированного подразделения осуществляется секретарем в соответствии с почтовыми правилами Минсвязи СССР. Вид почтового отправления (простое, заказное, ценное) и степень срочности предлагаются исполнителем. Причем секретарь может по согласованию с ним внести изменения в эти предложения (например, изменить форму «ценное» на «заказное» и т.п.). Основанием для таких изменений может быть отсутствие достаточных средств на почтовые расходы, изменение содержимого отправления и т.д. На конвертах проставляются почтовые адреса получателя и отправителя. Перед упаковкой (конвертованием) проверяется правильность заполнения почтовых реквизитов (в этой связи при наличии группы постоянных адресатов рекомендуется изготовление конвертов или ярлыков с заранее отпечатанными адресами), наличие приложений. На заказную почту составляются реестры в установленном порядке. При наличии в организации франкировальных, номенклатурно-адресовальных, маркировальных машин эксплуатация их осуществляется секретарем или лицом, ответственным за техническое состояние средств оргтехники во всей организации. Срочная корреспонденция в пределах данной местности доставляется специально выделяемым сотрудником, делающим запись о вручении в разносной книге. Прием документов от сотрудников организации секретарь осуществляет в течение всего рабочего дня или по специальному расписанию в зависимости от характера передаваемой документации. Так, прием документов для размножения может быть регламентирован порядком работы соответствующего подразделения и т.п. Принимая от работников документы для последующей передачи их руководителю, секретарь обязан выяснить характер выполненной по данному документу работы, а при необходимости предложить исполнителю внести требующиеся дополнения (например, резолюция требовала помимо составления ответа представления графика работ, а этот график не прилагался к тексту ответа). О результатах передачи документа (принят ли он как исполненный, нуждается в доработке, передан на машинопись и т.п.) секретарь оперативно сообщает исполнителю. В этих целях секретарю следует вести соответствующие записи в своем рабочем блокноте (оргблокноте и т.п.). Если работники передают секретарю документы для их последующего машинописного оформления, то необходимо при этом учитывать распорядок работы специализированного машинописного подразделения, степень его конкретной загрузки в рассматриваемый период и связанные с этим возможности передачи документов для машинописи. Вместе с тем следует проверить качество черновика с точки зрения соблюдения правил подготовки документов к машинописи, в частности наличие в черновике мест, трудных для зрительного восприятия (например, написанных мелким или неразборчивым почерком), а также латинских знаков, формул, сокращений; фрагментов текста, написанных карандашом, зелеными или красными чернилами и т.п. В случае выявления подобных недочетов текст возвращается для переоформления исполнителю. Желательно направить во все подразделения организации, имеющие отношение к документированию ее деятельности, краткие памятки с требованиями к черновикам, подлежащим передаче в машбюро. Учет машинописи, выполненной машбюро или отдельными лицами, секретарь ведет в специальном журнале, где отмечаются даты исполнения заказа, его объем в листах и количество экземпляров, качество исполнения. Передача работ для машинописи может также вестись и путем оформления заказов на специальных бланках. Форма организации машинописных работ должна быть оговорена в инструкции по делопроизводству конкретной организации и доведена до сведения заинтересованных специалистов. В случае приема от сотрудников документов для копирования (размножения) секретарь обязан проверить эти документы с точки зрения их пригодности для копирования, т.е. четкость шрифтовых знаков и линий, отсутствие цветов, не воспроизводимых при копировании, и т.п. Как и в случае с машинописными работами, в организации (во всех подразделениях, ведущих документационные операции) должен иметься перечень требований к оригиналам, подлежащим копированию. Копирование (размножение) небольших объемов документации может осуществляться непосредственно секретарем при помощи средств оргтехники, имеющихся на его рабочем месте (например, путем использования термокопировального аппарата). При необходимости копирования (размножения) больших объемов документации, которое будет осуществляться силами специализированного подразделения