Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

возлагается на специалистов приемных руководителей. В случае, если срок исполнения документа не указан в поручении, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок. Если в документах, поступивших из других организаций, определена дата или срок проведения мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с учетом даты, установленного организацией, направившей документ. Специалист приемной руководителя за 2-3 дня до истечения установленного срока делает напоминание, чаще всего, по телефону исполнителю о приближении срока исполнения. В случаях, если документ не может быть по объективным причинам исполнен в срок, исполнитель представляет мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока1 . Справка о продлении срока исполнения поручения, подписанная начальником структурного подразделения передается на согласование заместителю губернатора, установившего эти сроки. Согласованная справка передается через специалиста приемной руководителя в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку базы ПЭВМ. Специалист приемной руководителя, в свою очередь, делает соответствующие отметки в контрольно-регистрационной карточке документа. Если поручение исполнено в срок, и о результатах сообщено заинтересованным организациям и лицам, то документ считается исполненным и снимается с контроля, при этом на документе проставляется отметка об исполнении «В дело» и согласовывается с руководителем, давшим поручение. После исполнения задания, изложенного в письме, специалист приемной делает запись в регистрационно-контрольной карточке и передает ее вместе с исполненным документом в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку базы ПЭВМ. Регистрационно-контрольная карточка исполненного документа с отметкой канцелярии передается обратно специалисту приемной руководителя. · 2.2.3. Контроль за исполнением устных и письменных обращений граждан

Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, регистрируются и ставятся на контроль в отделе писем и приема граждан администрации области. При решении вопроса о взятии обращения на контроль учитываются : · цель, которая при этом преследуется ; · значимость поднятого в письме вопроса (общественного или личного) . Контроль за своевременным и полным рассмотрением вопросов, поставленных в письмах осуществляется в отделе писем и приема граждан в соответствии с Законом Вологодской области «Об обращениях граждан» от 7 декабря 1998 года, Положением об отделе и Порядком работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации области. Контроль за рассмотрением писем преследует прежде всего следующие цели 1 : · устранение недостатков в работе органов государственного управления ; · оказание помощи автору письма в удовлетворении его законной просьбы или восстановлении нарушенных прав ; · получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и информаций ; · выяснение принимавшихся ранее мер по обращениям граждан или получении справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно. Порядок работы с письменными обращениями граждан с момента их поступления до завершения исполнения отражен в схеме приложения 13. Контроль за исполнением письменных обращений граждан выполняется с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 8. В регистрационно-контрольной карточке указываются : · фамилия, имя, отчество заявителя ; · первичное или повторное обращение ; · вид обращения (предложение, заявление, жалоба) ; · регистрационный номер и дата получения обращения ; · адрес заявителя ; · краткое содержание обращения ; · поручение губернатора или его заместителей ; · ответственный исполнитель ; · сроки исполнения ; · отметка о снятии с контроля. Контроль за исполнением письменных обращений граждан осуществляется губернатором, его заместителями, руководителями структурных подразделений. Ответственность за организацию контроля за исполнением письменных и устных обращений граждан возлагается на начальника отдела писем и приема граждан. Поручения губернатора, его заместителей по реализации обращений граждан содержат конкретных исполнителей и реальные сроки их исполнения. В соответствии с резолюцией и поручениями документ через отдел писем и приема граждан направляется исполнителю. Если поручение по исполнению обращения дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению организует и контролирует тот исполнитель, который указан в поручении первым. Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения - безотлагательно. В исключительных случаях срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на один месяц. Исполнитель представляет в отдел писем и приема граждан промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, согласованную с руководителем, на которого возложен контроль. При этом заявителю должно быть сообщено о переносе срока исполнения. За 5 дней до истечения срока исполнения обращения работник отдела по письмам и приему граждан напоминает исполнителю о приближении установленного срока. Подготовленный ответ на обращение за подписью губернатора или его заместителей передается исполнителем в отдел писем и приема граждан, где специалисты отдела писем и приема граждан направляют ответ заявителю, а также вносят соответствующие коррективы в базу данных ПЭВМ. Письменное обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель проинформирован устно или письменно. Контроль за исполнением устных обращений граждан также осуществляется руководителями аппарата администрации. Для этого проводятся дни личного приема. После беседы с пришедшими на прием руководитель, ведущий прием, принимает одно из решений по обращению1 : · решение об удовлетворении обращения. При этом дается указание в письменной или устной форме соответствующему должностному лицу о выполнении в определенные сроки необходимых конкретных действий ; · решение о передаче обращения для рассмотрения в соответствующие органы управления, находящиеся в подчинении данного органа управления. При этом на обращении заявителя записывается поручение с указанием исполнителя, действия, которые необходимо предпринять, и сроков исполнения обращения ; · решение об отклонении обращения, с сообщением заявителю причины отказа со ссылкой на закон. Решения по устным обращениям вносятся ведущим прием должностным лицом в учетно-контрольную карточку обращений и в ПЭВМ. Контроль за сроками исполнения поручений, данных на личном приеме, осуществляет также отдел писем и приема граждан. К сожалению, исполнительская дисциплина в работе с обращениями граждан пока еще оставляет желать лучшего. К типичным ошибкам