Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

при этом регистрационно-контрольную карточку оставляет в своей картотеке. Образец контрольного дела представлен в приложении 4. Исполнитель, получивший контрольное дело в 10-дневный срок разрабатывает план организационных мероприятий по выполнению документа и представляет его на утверждение заместителю губернатора, который дал поручение по контролю. В плане предусматривается : · последовательность и способы решения поставленных в документе задач ; · сроки исполнения мероприятий ; · ответственные за исполнение этих мероприятий ; · график проверок фактического исполнения.1 Документ подлежит исполнению в указанные в тексте сроки. Если срок исполнения в тексте не указан, то по согласованию с руководителем, на которого возложен контроль, устанавливается примерный срок : квартал, полгода, год - в зависимости от содержания поручения в документе. Если документ (постановление) содержит ссылку на определенные мероприятия, то документ исполняется в соответствии со сроком их проведения. За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока исполнения документа помощник первого заместителя губернатора предупреждает исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения срока исполнитель должен оформить контрольное дело в котором должны быть документы, свидетельствующие о контрольных действиях : · план организации выполнения документа ; · протоколы заседаний, на которых рассматривался ход выполнения документа ; · промежуточные и итоговые справки об их реализации ; · статистические данные ; · материалы вневедомственного и ведомственного контроля ; · статьи из газет и т. д. ; · информация, запрошенная от органов местного самоуправления или других организаций-исполнителей. При необходимости продления сроков выполнения документа, исполнитель представляет в сектор контроля промежуточную информацию, на имя губернатора, согласованную с заместителем, с мотивированной просьбой о продлении срока реализации. В промежуточной информации указывается аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые для выполнения документа. Решение о продлении срока исполнения документа принимается губернатором на основании предоставленной информации. Сектор контроля сообщает в приемную заместителя и исполнителю о принятом губернатором решении и вносит коррективы в базу данных ПЭВМ, в электронную регистрационно-контрольную карточку. Если документ исполнен, то исполнитель оформляет итоговую справку за подписью руководителя структурного подразделения на имя заместителя губернатора и вместе с контрольным делом направляется в контрольное управление на рассмотрение, где проверяется полнота исполнения документа, вносятся свои замечания и предложения. Документ считается исполнен, если решены поставленные в нем задачи. Если контрольное управление не имеет замечаний и предложений, то документ с контрольным делом и итоговой справкой передается на согласование заместителю губернатора, на которого возложен контроль. Согласованный документ возвращается в контрольное управление, при этом помощник заместителя губернатора информирует сектор контроля о ходе реализации документа, а также вносит коррективы в свою базу данных ПЭВМ. Контрольное управление на основании представленных контрольных дел по согласованию с заместителем губернатора готовит проект постановления о снятии с контроля. Анализируя существующую систему контроля за исполнением постановлений губернатора, можно отметить, что : · в секторе контроля и контрольном управлении осуществляется постоянный контроль за исполнением постановлений и распоряжений губернатора ; · руководство администрации регулярно информируется о ходе выполнения постановлений и распоряжений ; · установлен контроль за выполнением требований регламента работы администрации в части, касающейся снятия постановлений, распоряжений губернатора с контроля и на контрольное управление возложена задача подготовки заключения обоснованности снятия документа с контроля. · 2.2.2. Контроль за исполнением входящей корреспонденции

Контроль за исполнением входящей корреспонденции в администрации области осуществляется в порядке общего делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением губернатора от 08.05.98 г. № 373. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции представлена на рис. 2.3. Рассмотрим эту схему более подробно. Все документы, поступившие в администрацию области проходят соответствующую регистрацию, классифицируются и ставятся на контроль сектором документооборота отдела документационного обеспечения управления делами (далее - канцелярия). Контроль за исполнением входящей корреспонденции выполняется с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 5. В регистрационно-контрольной карточке указывается : · корреспондент ; · содержание письма ; · поручение губернатора или его заместителей ; · ответственный исполнитель ; · срок исполнения ; · отметка о снятии с контроля. Губернатор области 1. Рассмотрение документа , определение формы исполнения. 2. Рассмотрение материалов о ходе выполнения документов, закрытие «В дело».Сектор документооборота отдела документационного обеспечения управления делами ( канцелярия ) 1. Регистрация документов, подготовка документов к рассмотрению. 2. Постановка на контроль, доведение до исполнителей, контроль за сроками исполнения, сбор материала о реализации поручения. 3. Подготовка ежемесячных списков.Первые заместители губернатора области 1. Рассмотрение документов, определение формы исполнения 2. Организация исполнения резолюций. 3. Контроль за исполнением (специалист ) 3. Рассмотрение материалов о ходе выполнения документов, закрытие «В дело».4. Закрытие «В дело».Начальники структурных подразделений 1. Организация исполнения резолюций. 2. Контроль за сроками исполнения (специалист)Ответственные работники структурных подразделений (исполнители) 1. Работа по исполнению резолюций. 2. Подготовка материалов об исполнении. - прохождение документов на исполнение - прохождение документов после исполнения

Рис. 2.3. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции

На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается информация о состоянии выполнения документа. Письма, адресованные губернатору, через его помощника направляются ему на рассмотрение, а адресованные заместителям - по принадлежности. Рассмотренные письма с резолюциями губернатора и его заместителей, в которых указаны поручения и ответственные исполнители возвращаются обратно в канцелярию, где вносятся коррективы в базу данных ПЭВМ. Резолюция оформляется на бланке установленной формы. Образец бланка резолюций представлен в приложении 6. В соответствии с резолюцией и поручениями, документы с регистрационно-контрольными карточками направляются ответственным исполнителям в структурные подразделения. Контроль за сроками исполнения в структурных подразделениях