Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

заместителя губернатора вносит необходимые указания в регистрационно-контрольную карточку документа (кому поручается исполнение, содержание действий, срок исполнения) и оставляет в своей картотеке, а документ с учетной карточкой возвращает в сектор контроля для передачи его исполнителю. Сектор контроля в свою очередь вносит соответствующие указания по данному правительственному документу в общую электронную картотеку, а затем передает документ исполнителю. За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока исполнения правительственного документа помощник заместителя губернатора предупреждает устно или письменно исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения установленного срока исполнения документа исполнитель представляет письменную информацию о ходе исполнения документа. В случае, если срок исполнения правительственного документа был определен в течение месяца или более, то заместитель губернатора, как исполнитель указаний губернатора по указам или поручениям Президента Российской Федерации готовит промежуточную информацию о принятых мерах с приложением к ней распорядительных документов губернатора, принятых во исполнение поручений Главы государства в Главное контрольное управление Президента России до истечения первой половины установленного срока. 1 Если поручение не может быть выполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока. Справка о продлении сроков исполнения поручения, подписанная начальником структурного подразделения, направляется на согласование заместителю губернатора, установившему эти сроки. Согласованная справка передается через помощника в сектор контроля, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку. Если поручение выполнено в срок, то справки, информация о выполнении поручения за подписью заместителя губернатора направляются в сектор контроля, а затем вместе с оригиналом правительственного документа передается губернатору для согласования или визы. Причем, если поручение было дано нескольким исполнителям, то справка по исполнению должна быть завизирована всеми соисполнителями или содержать ссылку на согласование с ними ответа. Форма справки представлена в приложении 7. Если губернатор соглашается с полученной справкой, то поручение по исполнению правительственного документа считается исполненным, о чем делается соответствующая запись в электронной регистрационно-контрольной карточке в базе данных сектора контроля. Поручения по исполнению правительственного документа, не требующие непосредственного доклада об их исполнении, считаются выполненными по факту: отправка информации, заключений по проектам, если они не возвращены на доработку или выпуск постановлений губернатора. Если исполнение поручений по правительственному документу требует выполнение мероприятий, указанных в документе - подготовке проекта распорядительного документа губернатора, то исполнитель представляет проект распорядительного документа губернатора или отчет о выполнении мероприятий первому заместителю губернатора на согласование. После принятия губернатором соответствующего распорядительного документа по решению вопросов, поставленных в правительственном документе или отсылке отчета о выполнении правительственного документа, последний снимается с контроля. Анализируя существующую систему контроля за исполнением поручений губернатора по правительственным документам, можно отметить, что :

2.2.2 Контроль за исполнением постановлений губернатора В системе документооборота контролю за своевременным исполнением документов губернатора области (постановлений) уделяется большое внимание. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора представлена на рис. 2.2. Рассмотрим эту схему подробнее. Распорядительные документы губернатора, в которых содержатся контрольные вопросы, то есть конкретные по времени, исполнителям и форме поручения, передаются сектором документирования отдела документационного обеспечения управления делами в сектор контроля. В секторе контроля распорядительные документы регистрируются в базе данных ПЭВМ и заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка. Сектор документирования отдела документационного обеспечения управления деламиПервые заместители губернатора области

1. Организация исполнения резолюций. 2. Контроль за сроками исполнения исполнением (помощник) 3. Подведение итогов исполнения документа.Сектор по работе с официальными документами отдела документационного обеспечения управления делами (сектор контроля)Начальники структурных подразделений 1. Организация исполнения поручений. 1. Постановка на контроль, доведение до исполнителей. 2. Контроль за сроками исполнения. 3. Сбор материала об исполнении. Ответственные работники структурных подразделений (исполнители) 1. Работа по исполнению резолюций. 2. Оформление контрольного дела. Контрольное управления департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления 1. Постановка на контроль. 2. Проверка полноты исполнения документа. 3. Сбор материала об исполнении. 4. Подготовка проекта постановления о снятии с контроля. - прохождение документов на исполнение. - прохождение документов после исполнения.

Рис. 2.2. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 3. На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается : · вид документа (постановление губернатора) ; · орган, издавший документ ; · номер документа ; · дата издания документа и его регистрационный номер ; · краткое содержание документа (чему посвящен документ) ; · ответственный исполнитель ; · номер пункта контролируемого документа ; · краткое содержание задания этого пункта ; · срок исполнения ; · отметка о снятии с контроля. На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается информация о ходе исполнения указанного пункта и заключение о выполнении контролируемого документа в целом. Документ с регистрационно-контрольной карточкой одновременно направляется в приемную заместителя губернатора, на которого возлагается контроль (о чем делается запись в тексте документа) и в контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления (далее - контрольное управление). Заместитель губернатора обязан принять меры для своевременного и качественного исполнения документа, поэтому он определяет из числа руководителей или работников курируемых подразделений, ответственного исполнителя и определяет периодичность анализа и рассмотрения хода реализации данного документа. Контроль за сроками исполнения указаний заместителя губернатора осуществляет его помощник. Помощник оформляет контрольное дело и вместе с документом и поручением заместителя губернатора направляет его исполнителю,