Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

Оглавление

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3I. Контроль, как функция управления . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51.1. Сущность и содержание функции контроля . . . . . . . . . . 51.2. Контроль исполнения документов как разновидность функции контроля. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3. Принципы организации и контроля исполнения документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . II. Контроль документооборота, как форма своевременности исполнения документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1. Формы и методы контроля исполнения . . . . . . . . . . . . . . 2.2. Организация контроля за исполнением документов . . . . . . 2.2.1. Контроль за исполнением поручений по официальным документам . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.2. Контроль за исполнением постановлений губернатора 2.2.3. Контроль за исполнением входящей корреспонденции 2.2.4. Контроль за исполнением устных и письменных обращений граждан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . III. Повышение эффективности контроля за исполнением документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1. Пути повышения эффективности контроля за исполнением документов в аппарате администрации области . . . . . . . . Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Список использованной литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Введение

Российское государство на протяжении четырех столетий - огромный сложный период отечественной истории - формировало и совершенствовало контрольное дело. В державе всегда осознавалась необходимость строго надзора не только ревизии прихода и расхода государственных средств, защиты обиженных, но и за деятельностью администрации. Контроль не прерывал своего существования в годы смут, войн и революционных потрясений. Сейчас в нашем обществе раздаются голоса, что с ликвидацией административной системы можно ликвидировать или ослабить также и контроль. Однако известно, что без контроля, т. е. обратной связи, замыкающей систему управления в кольцо, невозможно длительное ее функционирование. В условиях рыночной экономики контроль играет ключевую роль, а уж о слабом контроле не может быть и речи. Особенно важное значение в настоящее время приобретает осуществление действенного контроля исполнения в системе документооборота. Подготовить документ - это только одна из первых стадий руководства. Проверка же исполнения - центральное звено в организационной деятельности любого учреждения. Хорошо поставленный контроль исполнения вскрывает не только недостатки, предупреждает ошибки, но и придает работе государственного аппарата конкретность и оперативность. Контроль исполнения документов дает возможность анализировать управленческую деятельность, сравнивать достигнутые результаты с запланированными, своевременно выявлять недостатки, узкие места, нерешенные проблемы и устранять их, учитывать и обобщать опыт, а главное принимать меры по совершенствованию управленческих решений. При проверке исполнения документов можно сделать вывод, как качественно выполняется намеченное мероприятие. Безусловно, контроль исполнения - необходимый элемент руководства государством, именно здесь вскрываются недостатки и нарушения в работе учреждений, выявляются причины, порождающие негативные явления. Предметом рассмотрения данной дипломной работы является вопрос контроля исполнения в системе документооборота. Целью дипломной работы является анализ выполнения контрольных функций за организацией документооборота в аппарате администрации Вологодской области и разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов контроля. В задачи работы входит следующее : 1. Рассмотреть сущность, содержание и виды контроля как одной из важнейших функций управления. 2. Рассмотреть и провести анализ выполнения контрольных функций за документооборотом в аппарате администрации области. 3. Разработать мероприятия по совершенствованию форм и методов контроля и провести экономическую оценку их эффективности. При подготовке дипломной работы использовались следующие методы : монографический, аналитический, интервьюирования.

Глава I. Контроль, как функция управления 1.1. Сущность и содержание функции контроля

Слово «контроль», как и слово «власть» обычно рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей «контроль» означает прежде всего какие-то ограничения, принуждения, отсутствие самостоятельности - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Ведь если контроль сводить просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинировано - означает, упустить из виду основную задачу управления - достижение своих целей. Существуют различные подходы к определению понятия «контроль». Рассмотрим некоторые из них. По мнению авторов книги «Государственная служба: теория и организация»1 контроль является одной из важных функций управления, которая позволяет не только выявлять, но и предупреждать отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности. Контроль, как считает коллектив авторов книги «Общая теория управления», это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами 2 . Словарь-справочник менеджера дает такое определение контроля: «Контроль - одна из важных функций управления, призванная обеспечивать правильную оценку реальной ситуации тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации»1 . В отечественной и зарубежной литературе выделяют и другие аспекты контроля. В частности, авторы книги «Основы менеджмента» рассматривают контроль как процесс, обеспечивающий достижение целей органами власти и управления, который необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут необратимыми.2 Толковый словарь русского языка С. И. Ожегова трактует это понятие так : контроль - проверка, а также постоянное наблюдение в целях проверки или надзора за работой.3 Таким образом, исходя из вышеперечисленного, контроль являясь одной из важных функций управления, считается средством решения поставленных задач, чертой стиля деятельности руководителя. В системе управления контроль решает несколько задач : · во-первых, с помощью контроля можно заранее обнаружить факторы, которые могут оказать существенное влияние