Информационное обеспечение управления предприятием

сети. Проследим по журналу выдачи ключей среднее время выдачи и сдачи ключей на вахту. Ниже в таблице представлено время опозданий и задерживания на рабочих местах (таблица 10).

Таблица 10 Данные по журналу выдачи ключей

Средние показатели за годГодыТемпы роста19971998199998/9799/98Опоздание на работу, мин.81217150%142%Задерживание на работе, мин.168393519%112%

Результаты таблицы 9 и графическое отображение данных (рисунок 14) подтверждают увеличение нагрузки на персонал. Эта нагрузка является скрытой, так как официально за задержку на работе не платят и на совещаниях эта проблема не обсуждается. Однако нельзя сказать, что это связано только из-за перегрузки персонала работой. Некоторые сотрудники стали задерживаться на работе или стали использовать рабочее время из-за появления глобальной сети Интернет.

Рисунок 14. Скрытая нагрузка на сотрудников Итак, внедряются новые технологии, а способы выполнения работ остаются прежними. Поэтому самой трудной задачей нового отдела будет обучение сотрудников организации новым информационным технологиям. Конечно же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных задач, так как если проигнорировать или упустить некоторые направления комплексного развития в организации информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным. Призывы к самофинансированию научили подразделения самостоятельности. Теперь каждое подразделение работает строго по смете и стремится себя обеспечить компьютерами, принтерами, ксероксами становятся независимыми. Однако, использование локальной сети, может снизить расходы на аппаратное обеспечение. Необходимо организовать отдел множительной техники. Это будет небольшая комната, в которой будет находиться один или два оператора и несколько различных сетевых принтеров, сканеров, ксероксов, факсов. Это даёт несколько преимуществ подразделениям: 1) Снижение расходов на аппаратное обеспечение 2) Улучшает контроль за рациональным использованием техники и расходными материалами 3) Закупка расходных материалов по низким ценам 4) Выход из строя одного из оборудования не влечёт к остановкам в работе 5) Возможность вести статистику расходов по подразделениям, мотивируя их к снижениям расходов

3.3 Внедрение автоматизированной информационной системы

Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению. Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении в Техническом университете: 1) Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии; 2) Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия; 3) Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах; 4) Сопротивление сотрудников предприятия; 5) Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы; 6) Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы. Теперь опишем эти пункты подробнее. Отсутствие постановки задачи менеджмента в ОАО «ТУ КубГТУ» является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик. Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс. К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции. Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос. Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Как сказал, кто-то из великих, нельзя автоматизировать хаос, ибо в результате этого получится автоматизированный хаос. Под термином реорганизация я даже не имею в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной