Информационное обеспечение управления предприятием

сотрудники отдела кадров и расчётный сектор в бухгалтерии. Это указывает о низком профессиональном составе руководства отдела сетевых технологий, которые не могут обеспечить безопасность сети на программном уровне и поэтому пошли по простому и не самому эффективному пути. Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не используется в размерах всего акционерного общества, а осуществляется в пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе необходимое оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было организовать сетевые ресурсы для всей организации. Использование сети Интернет, позволило в многим сотрудникам получать самую свежую и новую информацию по любой тематике. Использование сети Интернет сейчас это успех в будущем, так как некоторые организации в Краснодаре об этом лишь мечтают или эти шаги только начинают делать. Это будущее, это престиж организации. Рассмотрим состояние парка персональных компьютеров. Уровень обеспеченности отделов персональными компьютерами и их моральный износ. В 1998 году в ОАО «Технический университет КубГТУ» после появления локальной сети планировалось использовать электронную почту на основе службы «Microsoft Mail», а для этого требовалась модернизация большинства компьютеров в организации. Большинство машин работали в операционной системе DOS с программной оболочкой Windows 3.11 или с операционной системой Windows 95 на 4 Мегабайтах оперативной памяти. Ниже в таблице представлены этапы модернизации компьютерной базы Технического университета (таблица 7). Из таблицы видно, что общее количество компьютеров увеличивалось из года в год на 108 и на 111 процентов соответственно. При этом общее количество современных компьютеров увеличивалось в 1998 году в четыре раза, а в 1999 году в более чем два раза. Соответственно величина морально устаревших компьютеров сокращалась. Общее количество персональных компьютеров росло не значительно, а вот модернизация шла высокими темпами. Это значит, что происходила замена в устаревших компьютерах материнских плат, процессоров, добавлялась дополнительно оперативная память. Сейчас, когда появляется новое программное обеспечение, у которого требования к аппаратной части возрастает, возникает опять потребность в очередной модернизации персональных компьютеров. Таблица 7 Этапы модернизации в ОАО «Технический университет КубГТУ»

ПодразделенияМодели компьютеровГодыТемпы роста19971998199998-9799-98Центр довузовской подготовкиВсе, из них: 486 Pentium4 3 14 0 46 0 6100% 150%Подразделения среднего образованияВсе, из них: 486 Pentium2 2 03 2 14 3 1150%133%Институт современных технологий и экономикиВсе, из них: 486 Pentium2 2 02 2 03 1 2100%150%Дополнительное профессиональное образованиеВсе, из них: 486 Pentium25 24 125 14 1125 11 14100%100%Производственно-коммерческие подразделенияВсе, из них: 486 Pentium3 2 14 2 24 0 4133%100%Подразделения управленияВсе, из них: 486 Pentium14 12 216 14 218 0 18114%113% Итого:Все, из них: 486 Pentium50 45 554 34 2060 15 45108% 76% 400%111% 44% 225% При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в обществе также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры. Эти случаи были единичны или приобретение шло за счёт расходов Технического университета, а не подразделения. Плохо складывается положение с ксерокопированием - два ксерокса на всю организацию. Это приводит к тому, что часто ксерокс находится в неисправном состоянии и как следствие идёт задержка в предоставлении руководству необходимой информации. Она может быть предоставляется и быстро, но за счёт использования принтера, как множительной техники. Предприятие как система не может действовать изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий. Многие отделы выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы глобальной сети Интернет. В результате анализа материально-технического обеспечения я определил, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты. 3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1 Пути сокращения управленческих затрат

В этом подразделе подсчитаем экономию времени и средств от применения современных информационных технологий в управлении. Проанализируем динамику управленческих затрат на примере одного подразделения по годам. Выясним как информационные технологии позволяют повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении. Для примера возьмём подразделение Компьютер-колледж. Его работа более всего связана с новейшими компьютерными технологиями. Определим перечень решаемых задач, порядок их осуществления и определим как повлияло внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении. Это же подразделение в качестве примера будем использовать в следующем разделе, где мной будут предложены мероприятия по улучшению положения дел в подразделении с точки зрения внедрения новейших современных технологий. Согласно ниже представленному рисунку, в Компьютер-колледже у директора в непосредственном подчинении находится четыре человека (рисунок 12): - Секретарь-референт, выполняющий работу с клиентами и занятый в основном внешними проблемами типа: реклама, маркетинговые исследования, участие в ярмарках и выставках. - Два инженера по компьютерным классам, каждый из которых в своём классе осуществляет техническую поддержку аппаратного и программного обеспечения. - Заместитель директора по учебной части, заведующей учебным процессом: методическое обеспечение, составление расписаний занятий, работа с преподавателями и со слушателями.

Рисунок 12. Структура подразделения Компьютер-колледж Для успешного осуществления управленческих функций в Компьютер-колледже необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени. Затраты времени указаны из расчёта того, что в среднем в месяц в Компьютер-колледже обучается от трёх до четырёх групп в зависимости от сезона, в каждой из которых обучается согласно смете не менее восьми человек. Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий. В таблице указаны не все работы, а только лишь основные, самые затратные во времени.

Таблица 8 Распределение обязанностей на месяц

Основные обязанностиответственных лицЗатраты времени, в часахТемпы роста19971998199998/9799/981234561. Директор.72621686%26%Составление бюджета на полугодие2420483%20%Составление сметы и калькуляции на полугодие 1210283%20%Выписка счетов, составление