Информационное обеспечение управления предприятием

совместительству. 9) Выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 10) Ведение протокола заседаний ректоратов, офрмление выписок из протоколов. 11) Ежедневное составление совместно с ректором плана его работы на день. Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. У ректора нет помощника, который мог бы взять на себя часть полномочий ректора, а огромный поток документов может занимать много времени у ректора на ознакомление документа, осмысление, принятие решения и составления резолюции. Иногда ректор уезжает в командировку, тогда документы могут лежать на подписи от 5 до 10 дней. Могут часто возникать ситуации, когда ректор на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказа запрещает, противореча себе. В ОАО «Технический университет КубГТУ» есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (рисунок 7).

Рисунок 7. Документооборот в ОАО «ТУ КубГТУ»

В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 3). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам. Таблица 3 Анализ структуры документооборота

Наименование документаКоличество документовТемпы роста, %199719981999в 1998 к 1997в 1999 к 1998Входящие124203240164118Исходящие38440235810589Приказы в том числе: - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу870

157 215 498648

116 178 354894

156 222 51674

74 83 71138

134 125 146Внутренние в том числе: - финансовые - служебные3841

1492 23492597

973 16241972

1272 70068

65 6976

131 43Итого в год:5219385034647490В среднем за день1813127292Выручка от реализации, тыс.р.76631131515132148134 Из таблицы, где представлены технико-экономические показатели видно, что выручка от реализации возрастала из года в год на 148 и на 134 процента (таблица 2), а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года (таблица 3). Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены (рисунок 8).

Рисунок 8. Изменение выручки от реализации и общего количества документов При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов (таблица 3). Ниже на рисунке эти изменения представлены (рисунок 9).

Рисунок 9. Изменение количества документов Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт использование глобальной сети Интернет. Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим: - какие подразделения наиболее сильно загружают документами руководителя - есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим пиковые значения В ОАО «Технический университет КубГТУ» много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить: - Бухгалтерия; - Административный отдел; - Школа абитуриентов; - Подготовительные курсы; - Лицей; - Компьютер-колледж.

Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 4). В этой таблице анализируется не только динамика общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации в Техническом университете. Именно эти потоки документов необходимо в первую очередь автоматизировать Таблица 4 Группировка видов документов по подразделениям

Подразделение199719981999Кол.%Кол.%Кол.%Административный отдел765156211675422Бухгалтерия139227107328127237Школа абитуриентов909177181944613Подготовительные курсы715145371434510Лицей58211410112738Компьютер-колледж5511031982597Прочие305617241153Итого:521910038501003464100 Представленные выше в таблице результаты сравнений объёма документооборота по подразделениям (таблица 4) наглядно отображены ниже на рисунке ( рисунок 10). Из рисунка видно, что общее снижение объёмов документооборота произошло в подразделениях. В административном отделе и в бухгалтерии количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов. Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам.

Рисунок 10. Динамика объёма документооборота по подразделениям Ниже в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 1999 года (таблица 5). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности. Таблица 5 Выявление сезонности в объёме документооборота

Месяцы ГодаВиды документовВходящиеИсходящиеПриказыВнутренниеЯнварь123557177Февраль223078200Март2725130165Апрель232884175Май142496122Июнь18538478Июль23423494Август172923120Сентябрь256969183Октябрь183847165Ноябрь1744108182Декабрь244479211 Из представленной выше таблицы видно, что в летний период снижается активность организации, так как большинство сотрудников именно в этот период уходят в отпуска (таблица 5). Так как основные подразделения в Техническом университете занимаются образовательной деятельностью, то из таблицы видно резкое увеличение активности подразделений в начале учебного года с 1 сентября и снижение в период летних и осенних каникул. Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены (рисунок 11).

Рисунок 11. Динамика объёма документооборота в течение года

В период весенних каникул нет снижения активности,