Цели организации ярмарок и выставок

уровня технологии, политики маркетинга, страны организации ярмарки или выставки и, естественно, частоты предоставления таких субсидий. Участие различных государств в торговых выставках и ярмарках с организацией павильонов и проведение различных выставочных мероприятий внутри страны и за рубежом входит в число основных мер по стимулированию продаж \ экспорта и улучшению имиджа страны. Организацию национальных павильонов на международных торговых выставках или ярмарках обычно берут на себя государственные и общественные организации, причем предприятия, как правило, участвуют собственным стендом, что обеспечивает им в удовлетворительной степени самостоятельность и свободу действий. Основными преимуществами участия предприятия в составе павильона своей страны являются его низкая стоимость и освобождение предприятия от трудоемких и требующих времени организационных хлопот. Однако эти серьезные преимущества ослабляются рядом отрицательных факторов, которые экспонент обязан знать и принимать во внимание.

В общем виде ярмарочная или выставочная деятельность предприятия последовательно реализуется на таких этапах: Принятие решения об участии (определение целей). 1. Этап подготовки участия. 2. Стадия работы ярмарки\выставки. 3. Послеярмарочная (послевыставочная) деятельность.

1. Принятие решения об участии в ярмарке или выставке. Начинать работу следует с ответа на вопрос нужна ли Вам выставочная деятельность вообще? Если ответ ДА, то предприятие должно обратить основное внимание на: 1. Размер общей экспозиционной площади. 2. Степень известности именно этой выставки или ярмарки. 3. Тематику выставки или ярмарки и ситуацию в отрасли в целом. 4. Список экспонентов выставки или ярмарки предыдущих лет. 5. Список экспонентов, уже заявивших о своем участии. 6. Время проведения выставки или ярмарки и ваш календарный план производства и сбыта. 7. Цену аренды экспозиционной площади. 8. Условия участия в общем каталоге. Прежде всего ярмарки/выставки помогают экспоненту: 1) предпринять самокритичный анализ хода развития своего предприятия, 2) оценить его позицию на рынке (размеры, стабильность), 3) почерпнуть рациональные идеи в поведении конкурентов, параллельно с ним участвующих в данной ярмарке/выставке, 4) определить ход конкуренции в области товаров-субинститутов, 5) изучить политику конкурентов (методы, стимулы, системы). В соответствии с выше перечисленными факторами, причины участия в выставках и ярмарках могут быть классифицированы на общие, которые одинаковы для всех предприятий, и особые, дифференцирующиеся в зависимости от политики каждого предприятия: 1. Общие причины: 1) увеличение объема продаж, 2) контроль конкурентоспособности предприятия, 3) определение экспортной способности товаров, 4) изучение общей конъюнктуры в отрасли (тренд и т.д.), 5) обмен опытом, 6) развитие сотрудничества, 7) наблюдение за конкурентами (продукция, идеи, методика, сервис). 2. Особые причины: 1) продукция - проверка приемлемости конкретного товара, - презентация новых товаров, - расширение ассортимента предлагаемых товаров; 2) цены и коммерческие условия - проверка реакции, - предложение новых условий (реакции); 3) сбыт - развитие-расширение распределительных сетей, - контроль эффективности сети, - поиски представителя; 4) коммуникация - поиски новых покупательских сегментов, - повышение популярности предприятия, - активизация рекламной компании, - контакты со средствами массовой информации, - получение информации о переменах в желаниях и тенденциях рынка, - проработка развивающихся контактов, - освоение рыночной информации, - обмен опытом, - создание фирменного имиджа и т.д. В функциональном аспекте цели участия могут быть разделены на цели действия и цели контроля. Не вызывает сомнения тот факт, что конечной целью участия в любой ярмарке или выставке является продажа. В аспекте продажи цели могут быть подразделены на: 1. Цели подготовки продаж. 2. Цели осуществления продаж. 3. Цели поддержания продаж. Дата принятия решения об участии в ярмарке или выставке совпадает с датой начала процедуры организации участия, пунктом отправления которой является получение регламента, содержащего условия участия, за чем следует составление графика контактов с устроителями. Сразу же после составления графика контактов с устроителями ярмарки/выставки предприятие обязано строго в рамках установленных сроков заполнить и отослать все соответствующие формуляры. Главным из числа различных документов является заявка об участии. Принятие устроителем ярмарки/выставки заявления об участии автоматически обозначает и принятие экспонентом условий участия в ней, которые он обязан строго выполнять. Параллельно контактам с устроителем ярмарки/выставки экспонент должен заняться подготовкой экспонатов, от вида и количества которых зависят как выбор стенда, так и элементы их поддержки.

2. Этап подготовки После установления целей участия в ярмарке\выставке предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в ярмарке\выставке. Как показали соответствующие исследования, примерно половину суммарных выставочных расходов составляет арендная плата (10-15%) и затраты на изготовление стенда (30-35%). Что же включает в себя цена 1 м2 выставочной площади? Это: 1) стоимость общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории, 2) стоимость общей охраны территории, 3) стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента в пределах квоты, которая устанавливается в зависимости от размера арендуемой площади, 4) стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге), 5) стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки, 6) и др. дополнительные услуги. Дополнительно следует определить основные позиции, основные статьи расходов. Расходов требуют обычно: a) мероприятия, проводимые на стенде, b) тип стенда, c) оформление стенда, d) персонал на стенде, e) реклама до выставки, f) работа с прессой, g) особые формы обращения к посетителям, h) угощения на стенде, i) транспорт, j) монтаж и демонтаж стенда, k) текущие затраты по стенду. Некоторые специалисты считают, что участие в небольших экспозициях, не влекущих серьезных затрат, показано всем без исключения фирмам. В России такие выставки, как «Мосмежопторг», ярмарка в спорткомплексе «Динамо» и им подобные обычно окупаются прямо во время работы. Это связано не столько с большим количеством заказов, сколько с низкой ценой площади. Например, зимой 1996 г. рабочее место на выставке «Мосмежопторг» стоило всего 150 долларов. Участие в более престижных выставках естественно обойдется дороже: примерно 150 долларов один квадратный метр (выставки в ВВЦ и специализированные выставки в Сокольниках).