Создание шаблонов организационно-распорядительной документации

работе учреждения составляли отчеты, а о количестве и составе заслушанных дел срочные сводки. Законодательные и распорядительные акты оформлялись указами, регламентами, инструкциями и протоколами. Появилось множество форм переписки: письма, реляции, доносы, извещения. Именно в период коллегиального делопроизводства были установлены начала организации учета, прохождения и сохранения документов, тогда же впервые появился термин "архив". Россия все больше ограничивала самоуправление в Украине, хотя еще оставалась власть гетмана. Гетман непосредственно управлял государством при помощи генеральной старшины, в частности генерального обозного (отвечал за артиллерию и воинские запасы), генерального судьи (руководил судопроизводством), генерального есаула, который был помощником в военных делах, и генерального писаря, возглавлявшего гетманскую канцелярию. Гетман выдавал универсалы письменные распоряжении, которые должны были исполняться всем народом Украины. Своих законен о государственном строе, суде, праве на землю, ведении делопроизводства в Украине разработать не успели. Судили, и основном, по польским законам. А в Сечи жили по своим, неписаным законам. Символами гетманской власти в государстве были клейноды?" булава, корогвы, бунчук и литавры. Особенное значение имела печать с гербом, на котором изображался казак с ружьем на плече. Одновременно гетман пользовался личной печатью с фамильным гербом. После поражения гетмана Мазепы российские правители получили право надсмотра над судами и даже канцелярией гетмана, земли раздавались российским дворянам. В 1722 г. в г.Глухонс была создана Малороссийская коллегия, которая попеременно управляла Украиной имеете с гетманами до 1764 г. В 1783 г. iimccto полкового делении было создано три наместничества (позднее губернии) е центрами в Киеве, Чернигове и Новгород-Сиверском, которые вместе составляли Малороссийское генерал-губернаторство. Украина окончательно потеряла свои права, свою волю, закончило свое существование вольное украинское казацкое государство. Исполнительное делопроизводство Очередные реформы российского центрального государственного аппарата были проведены в 1810-1811 гг. ''В 1810 г. утвержден высший государственный орган Государственный Совет (Дума), а в 1811 г. созданы центральные органы государственного правления министерства. Министерства имели многоступенчатую структуру. Состояли они из департаментов, которые делились на отделы, а отделы на столы. Руководители структурных подразделений имели право получать и подписывать документы соответственно должности каждого. Документы поступали сверху вниз: от царя манифесты, высочайшие приказы и рескрипты, от сената указы и распоряжения. Министры и руководители департаментов подписывали циркуляры и приказы, губернские власти указания и т.д. Создание министерств завершило процесс четкого разделения государственного аппарата. Это привело к быстрому росту слоя чиновников-бюрократов, которые полностью зависели от милости царя. Аппарат все больше разрастался численно и старался обеспечить свои права, а также материальные и моральные привилегии и почести. В 1812 г. было утверждено уже восемь министерств, и их количество увеличивалось. Постановлением "Общее учреждение министерств" предусматривалось единство создания документов по приведенным образцам. Каждый важный документ состоял из трех частей: введения с изложением сути дела, обоснования со ссылками на законодательство и нормативные акты, ходатайства или просьбы. Порядок прохождения - документов по инстанциям строго регламентировался правилами, которые требовали, чтобы документы не отклонялись от своего установленного пути. В каждом учреждении входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах, состоящих из трех частей: для регистрации документов высшей власти, для обыкновенных документов и для секретных. Дела, которые рассматривались в департаментах, разделяли такие на три категории: срочные; неотложные (рассмотрение которых связано с применением неотложных решений) и текущие. Много внимания и усилий уделял целостности делопроизводства и отчетности известный государственный деятель того времени М.М.Сперанский, работы которого внесли весомый вклад в унификацию документов. В это же время возникла практика составления разнообразных письмовников, ставших отечественной традицией. Нужно подчеркнуть, что, хотя эти сборники и носили название письмовников, вмещали они все виды документов: распоряжения, указания, циркуляры и т.п. Достаточно было найти в письмовнике образец нужного документа или, еще лучше, заменив фамилию, дату и адрес, переписать документ заново. Благодаря письмовнику можно было также, используя типовые обращения или формуляр нужного документа, составить по нему новый. Режим Временного правительства из-за непродолжительности своего существования не внес существенных изменений в практику подготовки документов. В практике документационного обеспечения управления еще оставался речевой ритуал. Перед самой революцией в 1917 г. вышло постановление "Об усовершенствовании форм официальных отношении и бумаг", в котором были отменены "титулирование и заключительные формулы вежливости в деловых письмах". Процедура издания распорядительных документов Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии: 1. Инициирование решения обоснование необходимости издания распорядительного документа. 2. Сбор и анализ информации по вопросу. 3. Подготовка проекта распорядительного документа. 4. Согласование проекта документа. 5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства. 6. Принятие решения (подписание документа). 7. Доведение распорядительного документа до исполнителей. Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству. Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение. Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников^ я подготовки проекта распорядительного документа. На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия качественного решения. Важнейшее условие эффективности управленческого решения - объективность,