Документооборот в бухгалтерии

Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке (акт уничтожения). Секретарем организации через 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образует начало будущего архива. Архивы в зависимости от объема и характера хранимого в них материала подразделяются на центральный или общий и местные (текущий). В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет). В местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года). Порядок пользования документами из архива: 1. Для получения документов для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия. 2. Категорически запрещается делать на документах пометки, загибать листы, снимать копии без разрешения руководителя, переводить чертежи через кальку. 3. Сотрудникам, работающим в данной организации, документы выдаются под расписку без права выноса за пределы учреждения. 4. Документы по письменным запросам выдаются доверительным лицам по доверенности. 5. При снятии копии с документа, который находится в архиве, на подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия. 6. Лица, работающие с документами архива, несут полную ответственность за сохранение документов. В случае нарушения - привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

ЛИТЕРАТУРА

· Основы бухгалтерского учета М., Издательство "Зенит". 1992 204 с. · Положение "О документах и документообороте в бухгалтерском учете" N 105 от 29 июля 1983 г. · Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998 · Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. М., 1996. · Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994. · Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. М.: Ассоциация авторов и издателей "Тандем". Изд.-во Экмос, 1999г. · Основные нормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (с комментариями).- М.:ООО "НИТАР АЛЬЯНС", 2001. 272 с. · Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года №129-Ф3 · Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998. · Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н/Д., 1997. · Организация работы с документами. Инфра М.,1998 г. · Ю. А. Бабаев Теория Бухгалтерского учета. М., 1999

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР

1. Общие положения

1.1 Настоящее Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями учреждениями, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете. 1.2. Действие настоящего Положения не распространяется на учреждения банков и колхозы.

2. Первичные документы

О введении унифицированных форм первичной учетной документации см. постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835

2.1. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные в соответствии с требованиями настоящего Положения. 2.2. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции. 2.3. Первичные документы создаются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, разрабатываемых и утверждаемых ЦСУ СССР, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается. 2.4. В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств, допускается создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации. При этом должны соблюдаться требования настоящего Положения, общеотраслевых руководящих указаний о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники, общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений и других нормативных актов. 2.5. первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа (формы), код формы; б) дату составления; в) содержание хозяйственной операции; г) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении); д) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. 2.6. В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций. 2.7. В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов. 2.8. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш. 2.9. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному