Облік грошових коштів

ордерах. На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного чи бухгалтера осіб, уповноважених керівником, із указівкою термінів видачі готівки і суми (гривень словами, копійок цифрами). Аналогічно може оформлятися й одноразова видача готівки на оплату праці (у випадку відпустки, хвороби і т.п.), а також видача депонованих сум і готівки під звіт на витрати, звязані зі службовими відрядженнями, декільком особам. У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляються на кожної платіжній (розрахунково-платіжної) відомості. Одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам здійснюються, як правило, по видатковому касовому ордері. Після здійснення виплат, звязаних з оплатою праці, стипендій, по платіжних відомостях, касир повинний: – у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснена виплата, поставити чи штамп зробити напис: «Депонована»; – скласти реєстр депонованих сум; – наприкінці відомості указати фактично виплачену суму і недоотриману суму виплат, що підлягає депонуванню, звірити ці суми з загальним підсумком по платіжній відомості і засвідчити напис своїм підписом. Якщо наявні кошти видавалися не касиром, а іншим особам, то на відомості додатково робиться напис: «Гроші по відомості видав (підпис)»; – виписати видатковий касовий ордер на фактично видану суму по відомості, зареєструвати його і здійснити відповідний запис у касовій книзі. Бухгалтерія робить перевірку оцінок, зроблених касирами в платіжних відомостях, і здійснює підрахунок виданих і депонованих по них сум. Депоновані суми, що підлягають здачі в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера. Підприємства, що займаються закупівлею сільгосппродукції і заготівлею вторсировини, можуть проводити видачу готівки здавачам сільгосппродукції і вторсировини по відомостях, у яких указуються їхні прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплачених готівки, засвідчуваним підписом здавача. Якщо закупівля сільгосппродукції і заготівля вторсировини здійснюються під час відрядження, то зведення про це подаються одночасно з авансовим звітом про відрядження. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, компютерних чи коштів іншими способами, що забезпечили б належну схоронність цих записів протягом установленого для збереження документів терміну. Як указувалося вище в прибутковому і видатковому касовому ордерах указується підстава для їхнього складання і вказуються в реквізиті «Додаток» прикладені до них документи. Таблиця 5.1 Документи, що служать підставою для оформлення касових операцій № п/пКасовий документГосподарська операціяПідстава1234Прибуткові касові ордера1ПКОНадходження торгового виторгу 2ПКООдержання коштів з банку на виплату: заробітної плати, для видачі на господарські нестатки, командировочні витрати, позички працівникам і т.п.Корінець чека з чекової книжки3ПКОПовернення невикористаних підзвітних сумАвансовий звіт4ПКОПогашення нестач за результатами інвентаризаціїАкт інвентаризації і виписка з протоколу зборів комісії5ПКООплата покупцем за реалізовану йому продукціюНакладна, акт, рахунок6ПКОПередоплата покупцем за реалізовану йому продукціюДоговір, рахунок-фактура7ПКОПовернення позички, отриманої раніше працівникомДоговір із працівником на надання позички8ПКООплата батьків за зміст дітей у дитячих установах, квартплати. Квартплата.Договір9ПКОВнесок у статутний фонд підприємства наявними Чи статут протокол зборів засновників10ПКООприбуткування надлишку коштів за результатами інвентаризації касиАкт інвентаризації і виписка з протоколу зборів комісіїВидаткові касові ордери11ВКОВидача з каси під звіт на господарські витратиРозпорядження керівника підприємства12ВКОВидача із каси під звіт на командировочні нестаткиНаказ керівника підприємства13ВКОЗдача наявного виторгу в банк: самостійно шляхом інкасації Оголошення на внесок наявними Супровідна відомість14ВКООплата праціПлатіжна (разрахунково платіжна) відомість15ВКОВидача позички працівникуДоговір про надання позичкиВидача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що чи вносять одержують наявні, забороняється. Прийом і видача готівки по касових ордерах може здійснюватись тільки в день їхнього складання. Виправлення в прибутковому і видатковому касовому документах забороняється. При одержанні прибуткових касових чи ордерів видаткових документів касир зобовязаний перевірити: а) наявність і дійсність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі дозвільного напису керівника чи особи, ним уповноваженої; б) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів; в) наявність перерахованих у документах додатків. У випадку недотримання хоча б одного з перерахованих вимог касир повертає документи в бухгалтерію для відповідного оформлення. Прибуткові касові чи ордери видаткові документи відразу ж після чи одержання видачі по них готівки підписуються касиром, а на прикладених до них документах ставиться чи штамп напис «Оплачено» із указівкою дати (число, місяць, рік). До передачі в касу прибуткові касові чи ордери видаткові документи реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних (розрахунок-але-платіжних) відомостей на виплати, звязані з оплатою праці, реєструються після їхньої видачі. Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів форми №ДО-3 і № За, затверджені наказом Мінстату України «Про твердження типових форм обліку касових операцій» від 15.02.96 № 51 Журнал за формою № ДО-3 заводиться окремо на прибуткові й окремо на видаткові касові документи. Журнал форми № За заводиться один і на прибуткові і на видаткові ордери. Форма журналу № За може вестися по розсуду керівництва замість журналів форми №ДО-3. Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися за допомогою компютерних коштів, що забезпечують формування і роздруківку необхідних касових документів. При цьому в документі «Вкладний лист журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів», що формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів по цільовому призначенню. Касові документи після складання касиром звіту і його обробки в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки і зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальним особам, на який покладений обовязок збереження документів, в окремому чи сейфі спеціальному приміщенні, що передається під охорону. Винос з охоронюваного приміщення касових документів дозволяється