Организация работы с документами в бухгалтерии

ценностей. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий); акт приема-передачи (при смене руководства, материальных ценностей; акт приема объектов и т.п. Акт независимо от разновидности составляется по единой схеме. Служебные письма обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие вида писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, замечания, требования и т.п. Служебные письма занимают до 80% входящие и исходящей документации учреждения в целом и часто используется в деятельности бухгалтерии. Сопроводительное письмо Ї часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительных писем допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки и т.д. Также могут составляться письмо-приглашение, информационное письмо, рекламное письмо, письмо-извещение, гарантийное письмо и т.п. Докладная записка документ, адресованный руководителю данного учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшей место явлении или факте, о выполнении работы. 2.2 Организация работы с документами в бухгалтерии Бухгалтерия, как структурное подразделение, выполняет специфические функции ведения бухгалтерского учета. В небольших организациях эту работу может выполнять один человек бухгалтер. Однако во всех случаях функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности. Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется Инструкцией по делопроизводству в данной организации и номенклатурой дел в бухгалтерии. Так как бухгалтерия это структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий документооборот. Под документооборотом понимается “движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки”. В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано, что “Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком”. Вся документация бухгалтерии делится на три документальных потока: * Входящие (поступающие) документы; * Исходящие (отправляемые) документы; * Внутренние документы. Бухгалтерские документы поступают в общем потоке документов, адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником. При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его ценность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и подачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию. Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов. Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных обязанностей поступивший документ передаются тому работнику бухгалтерии, за которым закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной платы и т.д. Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей) [3]. “Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями)” [4] или “содержащиеся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах” [5]. Порядок записей и формы накопительных учетных документов определены в инструкциях по бухгалтерскому учету. Подготовка организационно-распорядительных документов ведется в бухгалтерии по общим правилам составления и оформления служебных документов. Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится в общем потоке документов учреждения через секретаря-референта или канцелярию (экспедицию). При отправке проверяется правильность оформления документа: * Наличие подписи; * Наличие даты; * Наличие заголовка; * Правильность адресования; * Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается в бухгалтерию для доработки. 3 Заключение Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. ЛИТЕРАТУРА 1. Андреева В.И. Делопроизводство в бухгалтерии. М., 1994. 2. ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1984 с.4 п.37 3. Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете. п. 16, с. 11 4. Горбачев Н.Н. Методическое