Организация работы с документами в бухгалтерии

АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ Факультет менеджмента Кафедра информационных технологий управления

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА по курсу “Делопроизводство”

на тему: Бухгалтерская документация в процессе управления

СтудентН.Г.МикульскаяНаименование учебной группыЭУП-1РуководительВ.Ф.Быченков

Минск, 2000 СОДЕРЖАНИЕ 1. ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………...…….32. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В БУХГАЛТЕРИИ………………………………….4 2.1. Виды используемых в бухгалтерии документов………………….…….5 2.2. Организация работы с документами в бухгалтерии…………………….83. ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………...11 ЛИТЕРАТУРА……………………………………………………………..…...12 ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………...13 1 Введение В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур, существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности. Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами это принципиальные, ключевые моменты в работе любой негосударственной структуры, обладающей полной самостоятельностью и выживающей в условиях острой конкурентной борьбы. Значимость данного структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации. Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и ведение делопроизводства в этом подразделении. Многочисленные виды документов (финансовых, расчетно-денежных, первичных учетных, отчетно-статистических, организационно-распорядительных) “продукт” труда работников бухгалтерии, отражающий жизнеспособность фирмы и перспективы ее дальнейшего существования. Основным литературным источником при написании этой работы являлась книга Андреевой В.И. “Делопроизводство в бухгалтерии”, содержащая малоизвестные работникам коммерческих структур общие требования к оформлению служебных документов. 2 Делопроизводство в бухгалтерии В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации. Документ является объектом и результатом труда в сфере управления. ГОСТ определяет документ как “материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве”. Из определения документа видно, что главное назначение документа, причина его появления необходимость зафиксировать информацию. Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять несколько функций. Особое место среди документов бухгалтерии занимает организационно-распорядительная документация, обеспечивающая как организацию работы бухгалтерии (положения о бухгалтерии, должностные инструкции сотрудникам бухгалтерии), так и нормативно-правовую основу многих финансовых и расчетно-денежных операций (приказы и распоряжения, акты ревизий, докладные и объяснительные записки и д.р.). Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с действующими нормативами одна из обязанностей работников в бухгалтерии. Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а также для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и государственные архивы. 2.1 Виды используемых в бухгалтерии документов Организационные документы представлены уставами, положениями в том числе положением о бухгалтерии, должностными инструкции на работников этого структурного подразделения, инструкциями и правилами. Положения нормативные акты, имеющий сводный кодификационный характер и определяющие порядок образование, структуру, компетенцию, обязанности и организацию работы системных органов государства. Например, Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Республике Беларусь или Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Положения утверждаются в установленном порядке. Инструкция “правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационное, научно-техническое, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц и граждан”. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определение порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Например: ”Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, организациях”, “Инструкция о порядке заполнения бухгалтерского отчета предприятия”. К распорядительным документам относят постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Бухгалтерия, как правило, получает для сведения копии распорядительных документов по основной деятельности и обязательно копии приказов по личному составу, по которым начисляется заработанная плата. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждение положений, правил и т.п. По средством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. Например: “Приказ по личному составу”. Его копия обязательно передается в бухгалтерию. Протокол. Работникам бухгалтерии, входящим в состав различных комиссий, не редко приходится оформлять протоколы заседаний. Протокол можно определить как документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений или как документ с записью всего происходящего на собрании. Протокол ведется, как правило, во время заседания. Оформляется протокол по форме общего бланка на чистом листе бумаги. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Потом он формируется в дело вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания. Наиболее часто работникам бухгалтерии приходится составлять акты. Акт документ составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями. Работники бухгалтерии входят во многие комиссии, особенно связанные с учетом или списанием материальных