Методические рекомендации по работе бэк-офиса

записки в бухгалтерию об оплате ЦБ. 13. Передача контрагенту факсимильной связью копии документа об оплате. Аналогично рассмотрим этапы исполнения сделок по продаже ценных бумаг. Продажа - перерегистрируем мы: 1. Заключение сделки торговым отделом. 2. Получение подтверждения сделки. 3. Оформление договора и передаточного распоряжения. 4. Подписание договора и передаточного распоряжения. 5. Получение необходимых для перерегистрации документов. 6. Регистрация сделки в инвестиционном институте. 7. Передача регистратору необходимых для перерегистрации документов. 8. Получение от регистратора счета на оплату услуг. 9. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате счета. 10. Оплата счета на перерегистрацию. 11. Передача регистратору платежного поручения об оплате услуг. 12. Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ. 13. Передача контрагенту копии документа о перерегистрации. 14. Получение от контрагента факсимильной связью копии документа об оплате. 15. Денежные средства поступили на наш расчетный счет. Продажа - перерегистрирует контрагент: 1. Заключение сделки торговым отделом. 2. Получение подтверждения сделки. 3. Оформление договора и передаточного распоряжения. 4. Подписание договора и передаточного распоряжения. 5. Передача необходимых для перерегистрации документов. 6. Регистрация сделки в инвестиционном институте. 7. Получение от контрагента копии документа о перерегистрации. 8. Получение от контрагента факсимильной связью копии документа об оплате. 9. Денежные средства поступили на наш расчетный счет. 10. Получение от контрагента оригинала документа о перерегистрации. Теперь на примере вариантов “Покупка - перерегистрирует контрагент” и “Продажа - перерегистрируем мы” определим перечень необходимых документов, с которыми связан тот или иной этап исполнения сделки. Покупка - перерегистрирует контрагент № этапаСодержаниеДокументыПримеч.1Заключение сделки торговым отделом.Тикет2Отправка подтверждения сделки.Подтверждение сделки3Подписание договора и передаточного распоряжения.Договор Передаточное распоряжение4Передача необходимых для перерегистрации документов.ДоверенностьЕсли нужна выписка5Получение от контрагента копии документа о перерегистрации.Копия уведомления (извещения) о проведении перерегистрации6Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ.Служебная записка7Передача контрагенту факсимильной связью копии документа об оплате.Платежное поручение8Получение от контрагента оригинала документа о перерегистрации.Оригинал уведомления (извещения) о проведении перерегистрации Продажа - перерегистрируем мы № этапаСодержаниеДокументыПримеч.1Заключение сделки торговым отделом.Тикет2Получение подтверждения сделки.Подтверждение сделки3Оформление договора и передаточного распоряжения.Договор Передаточное распоряжение4Подписание договора и передаточного распоряжения.Договор Передаточное распоряжение5Получение необходимых для перерегистрации документов.ДоверенностьЕсли нужна выписка6Регистрация сделки в инвестиционном институте.Договор Передаточное распоряжениеВ учетном регистре7Передача регистратору необходимых для перерегистрации документов.Передаточное распоряжение8Получение от регистратора счета на оплату услуг.Счет-фактура9Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате счета.Служебная записка10Оплата счета на перерегистрациюПлатежное поручение11Передача регистратору платежного поручения об оплате услуг.Платежное поручение12Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ.Уведомления (извещения) о проведении перерегистрации13Передача контрагенту копии документа о перерегистрации.Копия уведомления (извещения) о проведении перерегистрации14Получение от контрагента факсимильной связью копии документа об оплате.Копия платежного поручения15Денежные средства поступили на наш расчетный счет.Выписка о движении денежных средств по счету При проведении операций с ценными бумагами в рамках договора с клиентом на оказание посреднических услуг процесс исполнения поручения клиента включает в общем случае дополнительно к перечисленному следующие этапы: 1. Заключение договора на оказание посреднических услуг. 2. Получение от клиента поручения на сделку. 3. Подтверждение о принятии поручения на сделку. 4. Передача трейдеру распорядительной записки на заключение сделки. 5. Заключение сделки. 6. Сообщение клиенту о заключении сделки. 7. Подтверждение клиентом получения сообщения о заключении сделки. 8. Исполнение сделки по поручению клиента. 9. Отчет клиенту об исполнении поручения с приложением копий документов, подтверждающих расходы по исполнению поручения. 10. Подтверждение клиентом целесообразности расходов по исполнению поручения. 11. Выставление клиенту счета-фактуры на вознаграждение за оказанные услуги. 12. Периодическая отчетность клиенту о состоянии и движении денежных средств и ценных бумаг. Этапы, а также перечень и виды документов, связанных с тем или иным этапом зависят от характера клиента (физическое, юридическое лицо, предприниматель, резидент или нерезидент), от места учета прав по ценным бумагам, принадлежащим клиенту, от условий исполнения обязательств по договору на оказание посреднических услуг и т.п. Таким образом, из вышеизложенного видно, что в процессе своей работы бэк-офис сталкивается с большим объемом документов, которые в обязательном порядке необходимо систематизировать для того, чтобы своевременно находить нужный документ, сданный в архив. Все документы (копии документов), проходящие по сделке целесообразно формировать в «дело» под номером, соответствующим номеру договора. «Дело» подкалывать в папку, содержащую опись находящихся в ней дел, и поименованную в соответствии с принятой в компании систематизацией ( по эмитентам, по видам сделок и т.п.) «Дела» клиентов целесообразно формировать по договорам на оказание посреднических услуг с приложением к каждому поручению клиента документов по его исполнению и соответствующей отчетности. В процессе своей работы компания на основании заключенных договоров, обеспечивающих проведение операций с ценными бумагами, взаимодействует со множеством других (помимо клиентов и контрагентов) сторонних организаций (регистраторы, депозитарии, клиринговые компании и др.). В процессе взаимодействия между ними происходит обмен документами, не связанными непосредственно с исполнением сделки, а необходимыми для проведения соответствующих сверок, для составления необходимой отчетности и т.п. Документы по взаимодействию со сторонними организациями также целесообразно формировать в «дела». Как уже отмечалось, конкретная организационная структура бэк-офиса компании определяется содержанием и объемом проводимых операций. Исходя из анализа процесса исполнения и учета сделок, можно выделить следующие основные участки, связанные с исполнением этапов сделок: n участок, занятый оформлением договоров, n участок, обеспечивающий перерегистрацию прав по ЦБ, n участок, обеспечивающий оплату ЦБ и услуг сторонних организаций, связанных с исполнением сделок, n участок, обеспечивающий